L’office de tourisme de Vendays-Montalivet recrute un Responsable administratif et financier (H/F)

Mission globale rattachée à la direction par autorité hiérarchique, la responsable administrative et financière a pour objet l’organisation, le suivi et le contrôle des procédures administratives, financières et juridiques de l’établissement public industriel et commercial. La RAF est responsable de la production et de la supervision de la gestion administrative, financière et juridique de la structure en lien avec la Direction, les salariés de la structure et mises à disposition, le service juridique et des marchés de la Commune de Vendays-Montalivet. De par son expertise, elle assiste et conseille la direction pour la définition de stratégies opérationnelles. Elle assure une veille continue administrative et juridique, dans le but d’adapter et d’améliorer les procédures et actions au regard de la réglementation et des “bonnes pratiques”.

Responsabilités

1. Alerter, contrôler et conseiller afin d’assurer la sécurité administrative, financière et juridique de l’office de tourisme.
2. S’assurer du respect de la réglementation du droit du travail, et des différentes réglementations applicables à l’établissement.
3. Exercer une veille externe et une veille interne en particulier concernant le bien-être des employés.

Gestion financière, comptable et fiscale : Dans le cadre de l’activité budgétaire et comptable la RAF :

1. Définir la stratégie financière et préparer le budget avec la Direction et le Comité de Direction.
2. Élaborer le budget principal aux normes M4 (EPIC) et les documents budgétaires en collaboration avec la Direction.
3. Traduire les orientations stratégiques en données financières de construction budgétaire.
4. Réaliser le suivi de l’exécution budgétaire auprès de la Direction et actualiser des outils de gestion et des tableaux de bords.
5. Apporter une expertise à la Direction dans le pilotage financier des projets.
6. Mettre en place des outils de gestion visant à réduire les coûts des services généraux.
7. Assurer la tenue de la comptabilité générale (engagements, mandatements, gestion et suivi des achats, bons de commande…) et mettre en œuvre une comptabilité analytique.
8. Être l’interface avec les services de la Trésorerie, les services de la Commune et de la Communauté de communes (suivi du versement de subventions, des marchés en groupement de commandes…).
9. Mettre en place l’information financière auprès du Comité de direction : rédiger le rapport financier annuel et les notes de présentation du BP, CA…
10. Assurer un reporting hebdomadaire et mensuel de la comptabilité à la Direction.
11. Assurer la transmission des éléments comptables auprès de l’expert-comptable et du comptable du Trésor Public.
12. Organisation administrative et tenue comptable des régies d’avance et de recettes.
13. Assister la Direction dans la recherche de cofinancements (subventions de projet, appels à projet…) pour lequel vous assurez le montage des dossiers et le suivi de l’instruction avec les services instructeurs.
14. Contrôler le reversement de la taxe de séjour en lien avec le service de la collectivité référente.
15. Assurer la gestion de la trésorerie et de la fiscalité, notamment sur le secteur commercial.

Gestion du personnel et de la vie statutaire, veille juridique : La RAF se positionne comme conseil et assistante auprès de la Direction et auprès des salariés, donc elle participe à :

1. Gestion administrative quotidienne des ressources humaines et de la vie statutaire avec la Direction et auprès des salariés, suivi des dossiers du personnel, gestion des absences, suivi de l’exécution effective des temps de travail…
2. Garantir le respect des obligations législatives en matière de droit social pour l’ensemble des salariés (agents de droit public détachés et salariés de droit privé) en application des termes de la convention collective 1909-3175.
3. Gestion des recrutements : convocations, contrats de travail, déclarations préalables à l’embauche, documents de fin de contrats…
4. Préparation des éléments de paye (bulletins de salaires externalisés), des déclarations sociales…
5. Veille juridique et sociale auprès de la Direction et des salariés, relations sociales.

Organisation et Gestion administrative : La RAF contribue à la vie administrative de l’établissement.

1. Organisation et préparation des instances : comités de direction avec la Direction, réunions d’équipe.
2. Gestion et optimisation des comptes clients et fournisseurs (établissement des bons de commandes, suivi des stocks …).
3. Relations administratives et financières avec les partenaires (conventions, contrats, …).
4. Suivi des process Qualité et proposition d’amélioration.
5. Organisation et suivi des procédures de commande publique.
6. Rédaction des documents administratifs.
7. Interface avec la Commune et les institutions.

Mission secondaire : ÉLECTIONS
En lien avec la responsable du service élections, l’agent devra assurer ponctuellement :

1. Accueil et renseignement du public.
2. Gestion de la liste électorale.
3. Préparation des scrutins.
4. Envoi des cartes électorales.
5. Tenue d’un bureau de vote.

Savoir-Faire
• Maîtrise de la comptabilité publique, des procédures administratives, financières, juridique et du droit social.
• Maîtrise des logiciels de bureautique et logiciels métiers.
• Maîtrise du fonctionnement des régies.
• Maîtrise des règles de la Commande Publique.
• Bonne expression orale et écrite.
• Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs.
• Capacité de négociation, force de conviction.
• Connaissance des acteurs du tourisme de la région.

Savoir-Etre
• Rigueur, savoir s’organiser et gérer les priorités.
• Suivre les procédures, être méthodique.
• Polyvalence, autonomie, ponctualité.
• Sens de l’organisation des missions.
• Sens de l’écoute et du contact.
• Fiabilité, réactivité, esprit de synthèse.
• Compréhension et résolution de problèmes.
• Respect des voies de décision hiérarchique.
• Implication dans le travail en équipe.

Conditions

CDI
Temps complet
Début : 01/09/2024
Salaire proposé : Non précisé.

Télétravail
En présentiel – Pas d’accord d’entreprise sur le télétravail.