IT OFFICE MANAGER H/F

À propos de NOZ

NOZ, c’est 100% bonnes affaires et 100% économie circulaire. Depuis plus de 47 ans, nous revalorisons des lots de marchandises issus de plus de 230 000 fournisseurs internationaux au sein de notre réseau de magasins. Avec nos 6 500 collaborateurs, nous continuons de grandir et de nous développer à l’international !

Pour renforcer notre équipe IT, nous recherchons un(e) IT OFFICE MANAGER H/Fpour soutenir notre dynamique équipe IT et assurer le bon déroulement de nos initiatives IT mondiales.

Votre rôle

En tant que IT OFFICE MANAGER, vous jouerez un rôle crucial dans la gestion des tâches administratives et opérationnelles, la coordination avec différents départements et le soutien à notre Directeur IT. Vous serez au cœur de nos opérations IT, en pilotant l’efficacité et l’alignement avec nos objectifs stratégiques.

Voici vos principales responsabilités :
- Gestion de l'agenda : Organiser et gérer l'agenda des managers, y compris la planification des réunions, des rendez-vous, et des déplacements professionnels, ainsi que les déplacements à l'étranger du service.
- Organisation des réunions : Préparer et coordonner les réunions, en envoyant les invitations et en préparant les documents nécessaires.
- Gestion des documents : Préparer, classer et archiver les documents importants, tels que les rapports, les présentations, et la correspondance officielle.
- Coordination des déplacements : Organiser les voyages d'affaires, y compris les réservations de transport, d'hôtels, et la préparation des itinéraires.
- Support administratif : Assurer diverses tâches administratives, comme l'administration RH, le passage de commandes et le traitement des factures.
- Confidentialité et discrétion : Gérer les informations sensibles avec la plus grande discrétion, étant donné l'accès privilégié à des données confidentielles.
- Communication interne et externe : Agir comme point de contact principal entre le management et les autres départements ou parties externes, y compris les fournisseurs, facilitant la communication et la collaboration.
- Suivi des dépenses : Surveiller et enregistrer les dépenses du service.
- Préparation des rapports financiers : Préparer des rapports financiers réguliers pour le management, détaillant les dépenses par rapport au budget alloué. Cela inclut la collecte des justificatifs, le suivi des commandes et des factures, et la mise à jour des tableaux de bord financiers.
- Contrôle et optimisation des coûts : Jouer un rôle proactif dans le contrôle des coûts, en identifiant des opportunités pour optimiser les dépenses et en proposant des solutions pour rester dans les limites du budget.
- Coordination avec le service financier : Travailler en étroite collaboration avec le département financier pour s'assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées et que les procédures de contrôle interne sont respectées.

Profil recherché

Vous avez une expérience confirmée dans la gestion administrative, avec une forte capacité à organiser et gérer les opérations quotidiennes, tout en assurant un suivi rigoureux des budgets. Vous êtes autonome, méthodique, et communiquez efficacement.

- Expérience administrative : Expertise prouvée dans des rôles administratifs, avec une compétence particulière dans la gestion des opérations et des budgets.

- Maîtrise des outils bureautiques : Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office et des outils de gestion d'agenda, garantissant une organisation fluide des tâches.

- Compétences organisationnelles : Aptitude à structurer le travail, à gérer les priorités, et à jongler avec plusieurs responsabilités dans un environnement dynamique.

- Gestion budgétaire : Expérience dans le suivi des dépenses, la gestion des commandes et la préparation de rapports financiers précis.

- Aptitudes relationnelles : Communication claire et efficace, avec une grande discrétion et une capacité à travailler en collaboration avec divers départements.

Pourquoi rejoindre l’Univers NOZ ?

Faites partie d’une organisation mondiale dédiée à l’innovation et à l’excellence. Nous offrons un environnement collaboratif, des opportunités de croissance professionnelle et la chance de faire un impact significatif sur nos opérations IT.

Encore plus de bonnes raisons de nous rejoindre :

- Un campus innovant avec des services pour chacun : réception colis, location vélo électrique, bornes électriques, crèche avec mini-ferme, cours de sport, potager partagé...

- Formation et développement professionnel continu assuré.

- Des équipes conviviales à taille humaine au sein d'une entreprise internationale

Dans le cadre de sa politique de diversification, le service recrutement de l’Univers NOZ étudie à compétences égales toutes les candidatures dont celles des personnes en situation de handicap.