[HCL / INSTITUTS DE FORMATION]Adjoint administratif (H/F) Esquirol

L’Institut de Formation en Soins Infirmiers Esquirol est situé au 3-5 Avenue Esquirol – 69424 Lyon cedex 03.

Le site accueille:

• l’Institut de Formation d’Ambulanciers,
• l’Institut de Formation de Manipulateurs d’Electroradiologie Médicale,
• l’Institut de Formation en Soins Infirmiers,
• l’Institut de Formation d’Aides-Soignants,
• le centre de documentation.

PRESENTATION DE L’IFSI

L’institut de Formation en Soins Infirmiers Esquirol assure la formation d’étudiants infirmiers sur 3 ans.

• Capacité d’accueil: 180 étudiants infirmiers par promotion
• Ressources humaines: 26 ETP formateurs et 4,75 ETP secrétaires
• Relations hiérarchiques: Direction des Soins (Directeur des Soins et des cadres supérieurs de santé)
• Relations fonctionnelles: Cadres de santé formateurs, formateurs des autres instituts de formations, intervenants extérieurs, documentalistes, équipe de coordination.

INFORMATIONS GENERALES

Sous la responsabilité du directeur et des Cadres Supérieurs de Santé et dans le cadre d’une collaboration au sein du pôle de secrétariat et de l’équipe pédagogique, la / le secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts de formation en soins infirmiers ainsi qu’à l’accueil et à l’information des étudiants.

MISSIONS ET ACTIVITES

• Participation à la gestion administrative de l’IFSI, en collaboration avec l’équipe de secrétaires
• Gestion des dossiers de prise en charge financière de la formation infirmière sous la responsabilité du directeur en lien avec la responsable de la Régie
• Participation à la mise en œuvre du dispositif de formation: évaluation, gestion stage, certification, suivi du présentéisme des étudiants
• Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et du suivi d’indicateurs
• Participation à l’organisation des instances de la gouvernance de l’IFSI en lien avec le directeur et la secrétaire de direction
• Gestion des modalités d’admission en IFSI en lien avec le directeur et le cadre supérieur
• Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction
• Participation au roulement des permanences téléphoniques et physiques des secrétariats d’accueil

CAPACITES REQUISES :

• Organisation et anticipation
• Discernement
• Collaboration, sens de l’équipe
• Adaptation
• Intérêt pour la pédagogie
• Maitrise de l’orthographique et de la syntaxe

QUALITES REQUISES :

• Relationnelles
• Fiabilité
• Rigueur
• Discrétion

PRE REQUIS :

• Maîtrise informatique Word, Excel, PowerPoint
• Maitrise du logiciel Outlook
• Niveau de maitrise informatique: confirmé
• Connaissance du logiciel WIN souhaitée

DIPLOMES ET/OU QUALIFICATIONS SOUHAITES:

• BTS Gestion Administrative

CONDITIONS DE TRAVAIL

• 75%
• Permanence téléphonique à assurer à tour de rôle au sein de l’équipe du secrétariat
• Repos fixes avec une variabilité ponctuelle en fonction d’évènements institutionnels particuliers (concours, forums…)
• Possibilité de télétravail après une période minimale d’intégration

Congés et RTT priorisés sur les congés scolaires des étudiants et accordés selon les nécessités de service.

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.