H/F Assistante en gestion administrative

Date Limite Candidature : mercredi 8 janvier 2025 23:59:00 heure de Paris

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Informations générales

Intitulé de l'offre : H/F Assistante en gestion administrative
Référence : UMR5277-SANCHU-061
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : TOULOUSE
Date de publication : mercredi 18 décembre 2024
Type de contrat : IT en contrat CDD
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2025
Quotité de travail : Complet
Rémunération : Entre 2257,56 € et 2553,90 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : BAC + 2
Expérience souhaitée : 1 à 4 années
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions

Placé(e) sous la responsabilité de la directrice administrative, vous assurerez la gestion administrative et financière des crédits de l’équipe MICMAC (une vingtaine de chercheurs et une dizaine de doctorants) ainsi que d’une quinzaine de contrats ANR et de 4 projets européens.
Votre activité s’exercera au sein de la direction administrative regroupant 10 personnes et vous serez localisé(e) sur un des 2 sites toulousains de l’IRAP (9 avenue du Colonel Roche).

Activités

• Enregistrer les nouvelles conventions des projets (ANR notamment)
• Mettre en place les tableaux de suivi financier de ces conventions
• Contrôler la répartition et l’exécution d’un budget de contrat de recherche
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion (missions, commandes, …)
• Faire le suivi et l'analyse des dépenses d’un contrat de recherche
• Mettre en œuvre les procédures d'appel d'offre le cas échéant
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les équipes de la structure, les tutelles et les partenaires extérieurs (fournisseurs par exemple)

Compétences

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Mettre en œuvre et/ou appliquer des procédures et des règles
• Assurer le suivi des dépenses
• Travailler en équipe
• Savoir communiquer
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC obligatoire – GESLAB serait un plus)
• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, …)
• Anglais lu, écrit, indispensable

Contexte de travail

L’IRAP est un grand laboratoire d’astrophysique du CNRS regroupant environ 300 personnes. L’IRAP bénéficie de nombreux financements sur appel à projets, notamment dans le cadre de l’Agence Nationale de la Recherche et du programme Horizon 2020 de l’Union Européenne. L’IRAP a également de nombreuses collaborations aussi bien à l’échelle régionale qu’à l’échelle internationale avec des organismes comme le CNES, l’ESA, l’ESO, la NASA, la JAXA.

Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.

Contraintes et risques

Le télétravail ne sera envisageable qu’après 6 mois de présence et 1 seule journée pourra être accordée selon le degré d’autonomie constaté.