GH CENTRE - SECRETAIRE MEDICAL (H/F) MEDECINE INTERNE

Sous la responsabilité hiérarchique du Cadre Administratif du Pôle, et en lien avec le chef de service et le médecin référent, la secrétaire travaille de façon autonome.

La secrétaire effectue ses tâches en collaboration avec le reste de l’équipe du secrétariat (9 secrétaires) et en lien direct avec l’équipe paramédicale des services.

Secrétariat de chefferie de service:

1. Accueil téléphonique et physique

2. Prise de rendez-vous et gestion des demandes de rendez-vous

3. Aide à l’organisation de l’agenda du Chef de service

4. Frapper et envoyer les comptes rendus de consultations, certificats, résultats en attente…

5. Scannage pour le dossier informatisé (zéro papier)

6. Coordination parcours patient: prise de rendez-vous et examens médicaux

7. Gestion des habilitations médecins et étudiants en médecine

8. Cotation des actes et des RUM

Le secrétariat de médecine polyvalente est organisé autour de deux axes :

1. Hospitalisations :

1. Accueil téléphonique et physique

2. Vérifier les entrées et les sorties des patients hospitalisés, en lien avec la cadre du service,

3. Numériser les documents nécessaires à la constitution du dossier patient,

4. Frapper les comptes rendus d’hospitalisation et divers courriers,

5. Envoyer les courriers validés (impression et mise sous-pli)

6. Réaliser les programmations des hospitalisations des patients en parcours non urgent (prise de rendez-vous pour examens, coordination du séjour, communication des pièces nécessaires au patient pour son séjour).

7. Utilisation de la gestion prévisionnelle des lits GPLH.

2. Consultations :

1. Utiliser les agendas EASILY pour la gestion des rendez-vous de consultation

2. Frapper et envoyer les comptes rendus de consultations, certificats, résultats en attente…

3. Numériser les résultats en lien avec les consultations.

Tâches transversales :

1. Gérer les demandes par mails

2. Trier le courrier journalier

3. Communiquer le dossier médical d’un patient en lien avec la Direction

4. Suivre des tableaux d’activités

5. Réaliser les commandes pour le service (Lyreco, Hospimag)

6. Participer à la vie du secrétariat, du service et du pôle (projets, réunions)

7. Accueillir et former les stagiaires

Les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins du service.

• Une formation diplômante en secrétariat médical

• Rapidité d’exécution (frappe) et autonomie

• Maîtrise de l’outil informatique et des progiciels disponibles : logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de gestion du patient (Easily, Agenda)

• Sens de l’organisation, capacités à gérer les priorités

• Capacités d’adaptation, souplesse, polyvalence

• Esprit d’équipe

• Capacités de collaboration interdisciplinaire

• Capacités d’accueil et relationnelles

• Disponibilité et écoute vis-à-vis des patients et des familles