Gestionnaire des moyens généraux

Sous la responsabilité du Responsable Moyens Généraux, le gestionnaire des moyens généraux pilote le bon fonctionnement et l’entretien des différents sites de la région de laquelle le gestionnaire dépend.

Principales missions :

Assurer le suivi des travaux de construction et d’aménagement

• En relation avec le maître d’œuvre, il planifie, organise et fait réaliser les travaux de construction et d’aménagement des locaux et en assure le suivi.
• Il centralise, construit et MAJ la bibliothèque numérique avec l’ensemble des DOE et éléments techniques relatifs à chacun des bâtiments qu’il a à sa charge.
• Il organise également les déménagements avec un plan d’action et un planning communiqué à chaque prestataire.

Assurer le suivi de la maintenance et gérer l’entretien technique des bâtiments et installations

• Il assure le bon fonctionnement ainsi que la maintenance préventive et corrective des bâtiments et des équipements techniques (bobologies des bâtiments et installations, électricité, ascenseurs, sécurité incendie, chauffage / climatisation …)
• Il établit et gère un processus d’état des lieux périodique des bâtiments et équipements, pour permettre de prévoir et planifier les interventions d’entretien.
• En collaboration avec les animateurs HSE, il planifie et suit les interventions de contrôle réglementaire obligatoire des locaux et équipements. Il assure la levée des réserves / observations et tient un registre de suivi des interventions.
• Il met en place les cahiers de procédures techniques propres à chaque bâtiment qu’il a à sa charge et en assure le suivi et la MAJ.

Gérer l’entretien des espaces (nettoyage, espaces verts, déchets, restauration …)

• Il assure le suivi et contrôle la qualité des prestations de ménage, de maintenance et d’entretien des bâtiments, équipements et extérieurs.
• Il définit la nature et la périodicité des interventions, s’assure des contrats et CDC mis en place ainsi que de leurs MAJ.

Négocier les contrats de service (EDF, réseaux, fluides, transport …) :

• En collaboration avec la gestionnaire des moyens généraux OCCITANIE, il identifie les besoins avec l’élaboration d’une cartographie et d’un cahier des charges pour le lancement d’appel d’offre.
• Il a en charge la négociation fonctionnelle, technique et financière des contrats de service et sa mise en œuvre.

Gérer la flotte de véhicule au sein du groupe

• Il gère les dates des entretiens, vérifications périodiques obligatoires, gestion de sinistres / pannes, vérifications hebdomadaires de l’état de la flotte de son secteur …

Elaborer le budget et en assurer le suivi

• En collaboration avec la gestionnaire des moyens généraux OCCITANIE, il assure un contrôle des coûts, suivi des enveloppes, avec établissement d’indicateurs.

Commandes diverses

• Il recueil et passe l’ensemble des commandes de mobiliers et nécessaire au bon fonctionnement pratiques des bâtiments qu’il a à sa charge : nouveaux arrivants, demandes du CSE, nécessaire à la vie des salariés.

Il a en charge la gestion et le suivi de

• Système anti-intrusion et télésurveillance,
• Contrôle d’accès
• Vidéo-surveillance
• Système de sécurité incendie et afférents incendie
• Société de gardiennage : sécurité, sûreté, procédures
• Il établit et gère les inventaires d’équipements divers

Divers

• Il effectuera toutes autres tâches appropriées demandées par le responsable du service HSE.

Compétences :

• Conduite de projet
• Coordonner son action avec les autres services
• Elaborer et suivre un budget
• Négocier les délais, les moyens avec le réseau de partenaires et prestataires
• Faire preuve de rigueur et d’organisation (respect des délais, fiabilité …)

Profil et qualités :

• Organisation et rigueur
• Sens de la qualité de service
• Réactivité
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Autonomie
• Agilité, adaptabilité et flexibilité
• Travail en équipe