Gestionnaire des examens - F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Le service des examens gère la planification et l'organisation des examens jusqu'à la publication des résultats.

Missions principales

• Préparation des examens et concours

• Participer à l'élaboration des calendriers des concours et examens avec les services

• Recenser les sujets et les vérifier,

• Préparer les documents pour les examens (PV, émargements, .,.)

• S'assurer de la conformité des informations retranscrites dans le sujet avec le document transmis par les enseignants et mettre en ligne les sujets pour les épreuves qui ont lieu sur tablette (outil THEIA)

• Organisation des examens

• Préparer les supports pour les examens écrits (copies d'examen, grille QCM...) et oraux (sujets, grilles de correction...)

• Réaliser et envoyer les convocations aux enseignants (médecins),

• Imprimer et mettre sous pli les sujets

• Répartir les différents documents par amphi

• Pointer les copies et les trier à la fin de chaque épreuve

• Classer les différents documents des épreuves (copies, PV ... ) pour les corrections

• Correction des examens

• Assister le chef de service dans les opérations suivantes :

• Corriger les QCM à l'aide d'un lecteur optique TELEMOS

• Saisir les notes dans APOGEE (application métier)

• Vérifier les PV avant jurys : vérifications des notes (extraction EXCEL de l'application métier APOGEE) avec les textes règlementaires (coef, moyenne, bonus)

COMPETENCES REQUISES :

SAVOIR :

• Environnement et réseaux professionnels

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Maîtrise du Pack Office (WORD et EXCEL niveau intermédiaire) e Techniques de communication

SAVOIR-FAIRE :

• Accueillir et prendre des messages

• Vérifier, enregistrer et classer les documents

• Rédiger des courriers ou des documents

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Utiliser les outils bureautiques

• Savoir-faire de preuve d'adaptabilité

SAVOIR-ETRE :

• Méticulosité et rigueur

• Sens de l'organisation

• Sens de la confidentialité

• Sens du travail en équipe

• Savoir rendre compte

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Le service des examens organise l'ensemble des concours et examens de la Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales : 460 examens - 12 diplômes - 14 000 étudiants environ.

L'agent sera dans un service composé de 8 personnes.

Il/elle interviendra sur les sites suivants :

• Site Timone : 27 Bd Jean Moulin, 13005 Marseille

• Site Nord : 51 Bd Pierre Dramard, 13015 Marseille

Ce poste entraine des contraintes de présence à certains moments de l'année, ce qui implique des horaires évolutifs et adaptés au besoin (planning défini à l'avance). Il nécessite également de respecter rigoureusement les règles de confidentialité.

Le régime de travail est de 37h30 par semaine.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail