Gestionnaire des enseignements H / F

Service : Service des enseignements (Direction des études et de la formation)

Localisation : 92 rue d'Assas 75006 Paris

La Direction des études et de la formation (DEF) se compose de cinq services : la scolarité de licence, la scolarité de master, le service des enseignements, le service des examens et la scolarité de son campus de Melun. La direction est présente sur les quatre principaux sites de l’université (centres Assas, Panthéon, Vaugirard et campus de Melun) et regroupe une cinquantaine d’agents.

Au sein de la Direction des études et de la formation, le service des enseignements a pour principales missions l'organisation et la programmation de l'offre de formation, de la licence 1 au master 2.

Opérant sous la supervision du chef de service et de son adjoint, le gestionnaire des enseignements est essentiellement chargé des emplois du temps et donc de la gestion de l’occupation des locaux d’enseignement pour toutes les formations de l’université de licences et masters, sur l’ensemble des campus parisiens. Le gestionnaire participe également à de nombreuses opérations de gestion informatisée et assure la circulation de l’information indispensable au fonctionnement du service.

Le service comprend cinq gestionnaires, chaque gestionnaire se voit attribuer un portefeuille pour l'un des principaux départements de l'Université Panthéon-Assas. Le gestionnaire est donc en relation directe avec les enseignants dudit département, il veille ensuite au suivi opérationnel de l’organisation des cours. Il joue un rôle fondamental dans l’accompagnement de l’équipe enseignante de l’université tout au long de l’année.

L’agent est également amené à collaborer avec les autres services de la direction des études, mais également avec les ressources humaines, pour le suivi du recrutement des enseignants extérieurs.

Activités principales

• Réaliser le planning d’occupation des salles et donc les emplois du temps des enseignants et des étudiants en tenant compte du calendrier universitaire et des maquettes d’enseignement
• Mettre en place un accompagnement personnalisé des Professeurs et Maitres de conférences de l’université afin de répondre à leurs demandes d’aménagement d’horaires, d’informations et d’orientation au sein de la direction des études
• Accueillir, informer et orienter les enseignants ou les autres personnels des autres services
• Veiller au bon accompagnement des intervenants extérieurs, en matière d’aménagement horaire, ainsi que d’orientation concernant le fonctionnement de l’université
• Effectuer de la saisie dans le système d’information
• Répondre à divers messages tout en respectant la réglementation en vigueur
• Gérer les demandes de réservations de salles pour le centre Assas, en collaboration avec ses homologues des autres centres
• Établir les états d’heures des enseignants vacataires à sa charge

Dans le cadre des missions, relevant de la Direction des études et de la formation (DEF) l'agent pourra être amené ponctuellement à effectuer des tâches, ne relevant pas de ces missions initiales, cela dans une nécessité de service.

Compétences principales

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Posséder une solide culture administrative et savoir faire preuve de rigueur, d’implication et de dynamisme
• Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de planning (Celcat)
• Avoir le sens de l’organisation et savoir anticiper
• Posséder un bon niveau d’expression écrite et orale

Savoir-être

• Savoir travailler en autonomie et en équipe
• Être reconnu(e) pour son aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation
• Disponibilité, réactivité et aptitude à gérer l’urgence
• Rigueur, sens de l’organisation et adaptabilité
• Bonnes qualités rédactionnelles et esprit de synthèse
• Sens du service public

Pour postuler, adressez, par courriel, un CV accompagné d’une lettre de motivation à la Direction des ressources humaines :