Gestionnaire de scolarité - ref 79/80

À propos de nous

Etablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 (http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

La Faculté de santé est une composante de l’Université de Toulouse. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutique et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l’organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés; des études de sciences pharmaceutiques et d’odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d’enseignement et de 4 divisions transverses.Organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Etudiants : 16 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 636 ; Personnels administratifs et techniques : 259 ; Budget géré : 10 millions d’€. Le poste proposé relève du département Médecine, Maieutique et Paramèdical et plus précisément à la scolarité des études de mèdecine (1er cycle) site du 37 allées Jules Guesde 31000 Toulouse.

Mission

Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion de scolarité au sein du bureau des formations en sciences médicales.

Organiser La Gestion Administrative Des Étudiants

• Accueillir et informer les étudiants durant leur année
• Suivre les inscriptions administratives
• Effectuer les inscriptions pédagogiques dans l’application
• Elaborer et communiquer les emplois du temps
• Editer les procès-verbaux d’examens, préparer et suivre les délibérations du jury
• Publier les résultats
• Gérer et mettre en ligne des données de la scolarité sur le site de l’université.
• Créer les emplois du temps des cours (CM, TD ou TP) et réserver les salles sur l’outil CELCAT
• Organiser les rencontres pédagogiques
• Gestion et suivi des demandes de VA85
• Préparation de la commission de sélection des candidats sur la plateforme e-candidat
• Préparer les contrats pédagogiques
• Gestion des UE optionnelles
  
  

Organiser Les Examens

• Assurer le suivi et l’organisation des examens
• Préparer le matériel de composition nécessaire.
• Surveiller les épreuves
• Aide ponctuelle apportée aux collègues gestionnaires de scolarités
• Participation à la surveillance des examens du Département de Médecine Maïeutique Paramédical
• Participation aux événements de la Faculté de santé (EDN, ECOS, tenue bureaux de vote…)
  
  

Informations complémentaires / sujétions du poste

Horaires décalés en périodes d’examens – télétravail possible après 1 an d’ancienneté

Avantages Profil

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)
• Télétravail possible en fonction du poste
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois):39h10 => 55 jours de congé 38h15 => 50 jours de congé 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d’aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations
  
  

Connaissances

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la faculté de Santé et de l’université Paul Sabatier Toulouse
• Connaissance de l'environnement et de la réglementation des établissements de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Connaissance du déroulement des études médicales.
• Connaissance des modalités de contrôle des connaissances, syllabus, du règlement des études et des procédures relatives à la gestion de la scolarité.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative, secrétariat et outils informatiques
  
  

Savoir Faire Technique

• Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Apogée, Celcat, Uness Theia , trouver mon master, ecandidat)
• Maitrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
• Maitrise des techniques de rédaction administratives
• Planification et organisation de sa charge de travail
  
  

Savoirs Comportementaux

• Sens de l’initiative, Adaptation, Rigueur et Précision
• Travail en équipe
• Capacités relationnelles et de communication
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Discrétion, polyvalence, réactivité et dynamisme
  
  

Diplômes requis : Bac

Expérience souhaitée : Débutant accepté

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF/ADJAENES
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
• Rémunération:
  
  

Pour les titulaires: en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 € + modulation grade

Pour les contractuels: elle est comprise entre1801.74€ € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (178 €)

• Localisation géographique : Departement MMP – 133 route de Narbonne 31400 TOULOUSE
  
  

Référence de l'offre : ri5ckqaeja