Gestionnaire de Scolarité F/H

À propos de nous

L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.

Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.

Forte des 23 000 étudiants, 1 300 enseignants-chercheurs et chercheurs et 900 personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.

L’UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s’étend à l’ensemble de la Bretagne avec les sites de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation à Rennes, Vannes et St Brieuc.

L’UBO fait également partie de l'Université européenne SEA-EU qui rassemble neuf universités partenaires : l’Université de Cadiz (Espagne), l’Université de Kiel (Allemagne), l’Université de Gdansk (Pologne), l’Université de Split (Croatie), l’Université de Malte, l’Université de Bodo (Norvège), l’Université de Faro (Portugal) et l’Université de Naples (Italie). Cette alliance vise à renforcer la mobilité des étudiants et des personnels des universités et à améliorer la qualité, l'inclusivité et la compétitivité de l’enseignement supérieur européen.

L’UBO recherche des femmes et des hommes de talent pour assurer sa mission de service public et contribuer à son rayonnement.

Mission

LE SERVICE ET L’ÉQUIPE

Créé en 1970, l’Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Quimper est rattaché à l’Université de Bretagne Occidentale (UBO). L’Institut se compose de 4 départements pédagogiques : Génie Biologique (GB), Gestion Logistique et Transport (GLT), Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) et Techniques de Commercialisation (TC) qui permettent de préparer près de 1 250 étudiants au Bachelor universitaire de technologie (Bac+3).

L’IUT de Quimper propose également aux étudiants en formation initiale et continue des préparations à 10 licences professionnelles.

Pour assurer l’organisation de ses enseignements, l’IUT dispose d’une centaine de personnels dont plus de 70 enseignants et enseignants-chercheurs ainsi qu’une trentaine de personnels administratifs et techniques.

LE POSTE ET LES MISSIONS

Votre mission principale ?

Vous participerez à l’accueil des étudiants et serez en charge de la gestion administrative et pédagogique de leur cursus universitaire.

A ce titre, vous veillerez au bon déroulement de la scolarité des étudiants inscrits dans votre faculté/institut de rattachement dans le respect de la réglementation.

Vous assurerez l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants (notamment les Responsables de formation) ainsi que les services administratifs internes comme externes à la composante.

Vos activités ?

• Activités liées au suivi des étudiants :
• Vous accueillez et informez un public varié (étudiants, enseignants, personnels, interlocuteurs externes) : accueil physique, téléphonique et électronique.
• Vous gérez les dossiers d’inscriptions des étudiants, réalisez les inscriptions pédagogiques et appliquez les procédures associées (transferts, …)
• Vous êtes l’interlocuteur privilégié des candidats sur Parcoursup.
• Vous assurez le suivi administratif et pédagogique des étudiants (suivi mensuel d’assiduité, suivi de notes).
• Vous assurez le suivi des stages en lien avec les partenaires.
• Vous accompagnez avec bienveillance chaque étudiant tout au long de sa formation.
• Activités liées à l’organisation des cours et examens :
• Vous recueillez les données relatives à l’organisation des cours, élaborez et diffusez les emplois du temps (étudiants/enseignants).
• Vous créez les feuilles d’appel et coordonnez les annulations et rattrapages de cours.
• Vous pilotez les travaux dirigés (constitution des groupes, contrôle d’assiduité).
• Vous gérez les sessions d’examens (écrits et oraux) dans le respect de la réglementation en vigueur et dans les délais impartis : préparation des listes de présence, collecte de sujets, envoi des convocations, pv des jurys, saisie des notes, affichage des envoi des relevés de notes.
• Vous effectuez le paramétrage de premier niveau de l’outil de saisie et calcul des notes (Logiciel Apogée).
• Vous traitez les aspects logistiques des cours et examens : réservation de salles, …
• Activités transverses :
• Vous réalisez l’ensemble des tâches de secrétariat courant : frappe de documents (courriels/attestations), mise en forme, classement et archivage.
• Vous êtes en appui à la Responsable de Service et traitez toute autres tâches liées aux obligations de service.
  
  

Profil

VOTRE PROFIL

Titulaire d’un niveau Bac+2 avec une expérience en gestion administrative, vous maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l’utilisation de logiciels.

Vous avez idéalement une connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur (et des dispositifs de formation) et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.

Vous devrez faire preuve d’écoute, de réactivité et d’adaptation face aux sollicitations d’un public varié.

Vous appréciez être polyvalent(e) et multitâches.

Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités sous des délais contraints et avez une bonne maîtrise de soi et du stress.

Vous avez de solides capacités rédactionnelles et êtes à l’aise avec des données chiffrées.

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens de l’accueil et aimez travaillez en équipe (tout en faisant preuve d’autonomie).

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

• Intégrez une université innovante et internationale qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe.
• Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté, neutralité et respect.
• Rejoignez un établissement handi-accueillant, attaché à la mixité, à la diversité et engagé dans la promotion de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.
• Passez à l’Ouest et bénéficiez d’un cadre de vie exceptionnel : pour en savoir plus sur Brest, classée 9e ville de France où il fait bon vivre, rendez-vous sur Brest, l’esprit libre.
  
  

Nos Atouts

• Formation, accompagnement dans votre parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique
• Signataire de la charte de la parentalité
• Possibilité de travailler en 4,5 jours
• Possibilité de télétravailler partiellement à compter de 3 mois d’ancienneté (selon conditions)
• 45 jours de congés annuels
• Accès au restaurant universitaire
• Prestations interministérielles d’action sociale : chèque CESU garde d’enfants, chèques vacances, aide au transport, aide pour la mutuelle santé
• Vie sociale : orchestre universitaire renommé, bricothèque, jardin partagé, ateliers de conversation, couture, théâtre, cercle des lecteurs
• Loisirs et Culture : + 50 activités sportives au choix, expositions UBO, carte Cezam…
  
  

Pour Mieux Nous Connaître

Découvrez notre vidéo de présentation de l’UBO

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INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Type de recrutement : par voie contractuelle

Type de contrat : CDD

Quotité de travail : 100 %

Nombre de postes à pourvoir : 1

Durée de contrat : 15 mois (renouvelable)

Durée hebdomadaire temps de travail : 35h00

Date de début de contrat : 05/05/2025

Date de fin de contrat : 31/08/2026

Adresse de travail : IUT de Quimper – 2 Rue de l’Université – 29000 QUIMPER

Intitulé Emploi-type UBO : Adjoint gestionnaire scolarité

Catégorie : C

Rémunération brute mensuelle : 1 839,64 €

Mode d’étude des candidatures : au fil de l’eau par le Service Demandeur.

Procédure de recrutement : sélection des candidatures sur dossier (CV + lettre de motivation + Portfolio numérique), entretien présentiel, test technique envisageable

Toutes les candidatures seront étudiées avec intérêt.

Référence de l'offre : qmoh7ecd0h