Gestionnaire de scolarité, comptable et financier H / F

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s’élève à plus de 220 millions d’euros.

Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne engagée dans plusieurs projets stratégiques : sa Fondation universitaire, la stratégie d’alliance avec Sorbonne Alliance (Paris 1, ESCP Business School, université Sorbonne Nouvelle), le Campus Condorcet, son projet d’Université européenne UNA EUROPA, les projets Sorb’Rising (PIA 4 « Excellences ») et RAMPE (appel à projets ASDESR), la labellisation HRS4R obtenue en 2021.

L'agent a pour missions la mise en œuvre et le suivi des opérations citées ci-dessous sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l'IEJ et du directeur du Centre SIR - Sorbonne Insolvabilité & Restructuration.

Activités

1. Gestion de scolarité du Master 2 Administration et liquidation d'entreprises en difficulté - ALED (50%)
   • Gérer les candidatures sur eCandidat ;
   • Planifier et organiser les entretiens de sélection et de soutenances ;
   • Assurer le suivi des inscriptions administratives ;
   • Élaborer l'emploi du temps de cours en lien avec les intervenants ;
   • Assurer la réservation des salles et la communication des plannings aux étudiants et aux intervenants ;
   • Gérer le processus de convocation aux examens ;
   • Contrôler l'assiduité et veiller à la transmission des attestations à Formasup' ;
   • Saisir les notes sur Apogée / Pégase et éditer les diplômes des étudiants.
2. Gestion budgétaire et comptable du Centre SIR (25%)
   • Assurer la gestion comptable et financière de l'ensemble des lignes budgétaires associées du centre SIR ;
   • Saisir les opérations comptables dans le tableau comptable commun à l'IEJ ;
   • Établir les ordres de mission des intervenants enseignants-chercheurs ;
   • Élaborer le budget prévisionnel annuel des dépenses ;
   • Établir les bons de commandes de fonctionnement et d'investissement ;
   • Déposer les documents comptables dans le parapheur électronique ;
   • Classement et archivage électronique des pièces comptables.
3. Gestion des intervenants du Centre SIR (25%)
   • Gérer le processus de saisie des services d'enseignement ;
   • Fiabiliser les données du planning ;
   • Intervenir en tant que référent OSE auprès des enseignants ;
   • Saisir les services prévisionnels et réalisés dans le logiciel OSE ;
   • Mettre en paiement.
4. Intendance du Centre SIR
   • Gérer les commandes liées au fonctionnement du Centre SIR ;
   • Assurer la gestion du stock du matériel du service et faire le lien avec les services supports associés.

Ce poste exige une bonne connaissance des règles de scolarité et des modalités d'inscription, ainsi que de grandes qualités relationnelles pour assurer un suivi tant des étudiants que des intervenants. Il exige également une parfaite connaissance des procédures, de l'offre de formation ainsi que des textes réglementaires en matière de comptabilité publique.

Compétences requises

Savoirs :
• Maîtriser le Pack Office
• Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée - Pégase)
• Maîtriser l'utilisation du logiciel spécifique à la gestion des stages (PStages)
• Savoir détecter les erreurs et / ou oublis dans les choix des étudiants lors de leurs inscriptions
• Posséder une bonne expression orale et écrite
• Maîtriser l'utilisation de logiciels informatiques et bureautiques autres que ceux utilisés spécifiquement pour la gestion de scolarité
• Savoir hiérarchiser l'importance des courriers et des appels téléphoniques
• Savoir respecter les plannings

Savoirs-faire transversaux :
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-faire comportementaux :
• Savoir être organisé, méthodique
• Savoir travailler en autonomie et en équipe
• Aptitudes relationnelles avec le public et dans l'environnement professionnel
• Aptitude à gérer son stress