Gestionnaire de scolarité, comptable et financier H/F

À propos de nous

Au cœur de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne rassemble les activités de formation et de recherche en Droit, dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris, dont elle est cohéritière. Sa mission est de former des femmes et des hommes en mesure de répondre aux enjeux juridiques actuels. Elle est de préparer aux concours comme aux examens professionnels des praticiens qui exerceront des métiers bien connus : magistrats, notaires, avocats et autres professions judiciaires, administrateurs nationaux et internationaux, juristes d’entreprises ou au sein du secteur public… Au-delà, il s’agit de former ceux qui sauront accompagner la société, s’adapter à ses mutations. D’ores et déjà, les perspectives offertes par la mondialisation, l’économie numérique, le développement durable et la transition énergétique sont intégrées dans l’offre de formation.

Mission

L’agent a pour missions la mise en œuvre et le suivi des opérations citées ci-dessous sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l’IEJ et du directeur du Centre SIR - Sorbonne Insolvabilité & Restructuration.

Activité 1 : Gestion de scolarité du Master 2 Administration et liquidation d'entreprises en difficulté - ALED (50%)

• Gérer les candidatures sur eCandidat ;
• Planifier et organiser les entretiens de sélection et de soutenances, etc. ;
• Assurer le suivi des inscriptions administratives ;
• Élaborer l’emploi du temps de cours en lien avec les intervenants ;
• Assurer la réservation des salles et la communication des plannings aux étudiants et aux intervenants ;
• Gérer le processus de convocation aux examens ;
• Contrôler l'assiduité et veiller à la transmission des attestations à Formasup’ ;
• Saisir les notes sur Apogée/Pégase et éditer les diplômes des étudiants.

Activité 2 : Gestion budgétaire et comptable du Centre SIR (25%)

• Assurer la gestion comptable et financière de l'ensemble des lignes budgétaires associées du centre SIR, sous la supervision du responsable administratif (suivi des réunions de cadrage comptable et budgétaire avec le RA et la DAFB) ;
• Saisir les opérations comptables dans le tableau comptable commun à l'IEJ sur le volet des dépenses relatives aux lignes budgétaires associées au Centre SIR ;
• Établir les ordres de mission des intervenants enseignants-chercheurs et des intervenants pédagogiques des formations (immatriculation des missionnaires auprès de la DAFB et saisie des ordres de missions et des états liquidatifs associés) ;
• Élaborer le budget prévisionnel annuel des dépenses sur la base des enveloppes de crédits associées au Centre SIR en début d'exercice comptable ;
• Établir les bons de commandes de fonctionnement et d'investissement (réservation de voyages, commandes de fournitures, de traiteur et de restauration) ;
• Déposer les documents comptables dans le parapheur électronique et les dossiers partagés dédiés pour signature de la direction de l'IEJ ;
• Classement et archivage électronique des pièces comptables dans SIFAC.

Activité 3 : Gestion des intervenants du Centre SIR (25%)

• Gérer le processus de saisie des services d’enseignement :
• Fiabiliser les données du planning en amont ;
• Intervenir en tant que référent OSE auprès des enseignants du Centre SIR ;
• Saisir les services prévisionnels et réalisés dans le logiciel OSE ;
• Mettre en paiement.

Activité 4 : Intendance du Centre SIR

• Gérer les commandes liées au fonctionnement du Centre SIR ;
• Assurer la gestion du stock du matériel du service (écran, photocopieurs) et faire le lien avec les services supports associés (DSIUN, DL, DPI et entreprises tierces) en lien avec le RA de l'IEJ.

Profil

Ce poste exige une bonne connaissance des règles de scolarité et des modalités d’inscription, ainsi que de grandes qualités relationnelles pour assurer un suivi tant des étudiants que des intervenants. Il exige également une parfaite connaissance des procédures, de l’offre de formation ainsi que des textes réglementaires en matière de comptabilité publique.

Les « Savoirs »

• Maîtriser le Pack Office
• Maîtriser l’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée - Pégase)
• Maîtriser l’utilisation du logiciel spécifique à la gestion des stages (PStages)
• Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des étudiants lors de leurs inscriptions
• Posséder une bonne expression orale et écrite
• Maîtriser l’utilisation de logiciels informatiques et bureautiques autres que ceux utilisés spécifiquement pour la gestion de scolarité
• Savoir hiérarchiser l’importance des courriers et des appels téléphoniques
• Savoir respecter les plannings

Les Savoirs-faire Transversaux

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Les « Savoir-faire » Comportementaux

• Savoir être organisé, méthodique
• Savoir travailler en autonomie et en équipe
• Aptitudes relationnelles avec le public et dans l’environnement professionnel
• Aptitude à gérer son stress

Référence de l'offre : qsuqg28hf0