Gestionnaire de contrats de services / Responsable-Magasin-Courrier-Transport

Poste permanent, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD 3 ans maximum puis CDIsation à l'issue).

Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-2-2 et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État.

CONTEXTE

L’institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes. Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique. A ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international. Au sein de cet institut, le Secrétariat Général assure l’ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services.

Le service Immobilier et Soutien est plus spécifiquement en charge de :

• la connaissance du patrimoine et de l’ensemble des travaux et missions de maintenance programmées sur son patrimoine ;
• l’ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l’établissement.

L’institut dispose d’un patrimoine immobilier d’environ 40 000m2 (hors Résidences) qu’il a la responsabilité d’entretenir et d’exploiter. Il assure également le rôle de maître d’ouvrage pour toutes les opérations d’amélioration ou de développement immobilier.

ENJEUX du POSTE

Les enjeux majeurs définis au sein du service Immobilier et Soutien et plus particulièrement du pôle Logistique et Services pour ce poste sont :

• Contribuer à la prestation de service pour l’établissement et ses usagers dans les domaines « transports / approvisionnements / courrier / réception » et maintenir en condition opérationnelle le pool automobile.

FINALITÉS et ACTIVITÉS

Vos missions : Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer notamment en fonction du plan de charge du service.

Missions principales :

1. Encadrer et superviser les agents en charge des missions de son périmètre (Courrier, réception colis et magasin en particulier) :
   • S’assurer du bon déroulement des missions de la cellule, et être garant de la continuité de service, en lien avec le gestionnaire de contrats de service responsable de la cellule logistique.
   • Planifier l’activité et suivre la bonne exécution (délais, qualité…).
2. Assurer le pilotage au quotidien des activités de son périmètre :
   • Participer à l’élaboration des budgets et en assurer le suivi régulier et l’exécution en lien avec la cellule Pilotage, expertise et support, et le chef de pôle.
   • Élaborer, implémenter et suivre les tableaux de bord et indicateurs dans son domaine.
   • Élaborer les bilans nécessaires à la refacturation aux entités, pour les affranchissements, les véhicules ISAE, les bus,… ou tout autre bilan pouvant être demandé par sa hiérarchie.
   • Assurer la passation, le pilotage de l’exécution et la gestion des différents marchés et contrats de la cellule et veiller au respect des engagements des titulaires et des fournisseurs, dans le respect des règles de la commande publique.
   • Assurer les commandes en fonction des besoins des clients de l’institut.
   • Dans ces activités de pilotage : lien et appui de la Cellule Pilotage expertise et support du service.
3. Assurer l’achat, la gestion et la bonne distribution de matériels du magasin pour l’institut :
   • Piloter les réapprovisionnements auprès des différents fournisseurs, en lien avec les services clients de l’institut et gérer les stocks.
   • Assurer le suivi des distributions, des bénéficiaires et des restitutions le cas échéant.
   • Assurer les achats de matériels pour le service IS.
   • Participer à la prospection et à l’achat de mobiliers pour l’institut en lien avec le gestionnaire de contrat de service responsable de la cellule logistique.
   • Être le porteur de la carte achat attribuée, en assurer le suivi financier et le service fait en lien avec la cellule Pilotage, expertise et support, et le chef de pôle.
4. Gérer l’ensemble des processus liés au courrier, aux messageries et aux expéditions :
   • S’assurer du bon déroulement des opérations de réception, de gestion, de stockage et de la distribution des matériels reçus par l’institut.
   • Assurer les mises à jour régulières des procédures liées à la réception, la distribution, et l’expédition du courrier.
   • Participer pleinement à la mise en place de la dématérialisation du courrier.
5. Gérer et piloter le parc de véhicules dans la durée :
   • Piloter l’optimisation du parc dans le respect des différentes directives gouvernementales ; et assurer la tenue à jour régulière de l’état récapitulatif du parc.
   • Initier et conduire des partenariats en interne et en externe avec d’autres organismes publics (conventions de covoiturage, vélos) ou des opérateurs privés (locations véhicules, avec ou sans chauffeurs, …).
   • Suivre l’exécution de différents marchés et contrats d’entretien des véhicules.
   • Planifier et coordonner des opérations d’entretien des véhicules.
   • Assurer l’affectation des véhicules lors des missions/demandes de personnels.
   • Élaborer les dossiers de renouvellement ou de réforme des véhicules de l’institut et en suivre l’exécution.

Missions secondaires :

• Assurer un travail en binôme avec le gestionnaire de contrat de service responsable de la cellule logistique et assurer ainsi la suppléance l’un de l’autre autant que de besoin.
• Contribuer aux missions transverses de l’établissement notamment en termes de développement durable et de transition environnementale (PME,…).
• Assurer ou faire assurer de manière exceptionnelle, la livraison de petit matériel (colis) ou de matériels imposants (nécessitant l’emploi d’un chariot élévateur) aux différentes entités de l’institut.
• Contribuer activement au mode de travail collaboratif au sein du service et en mode projet.
• Contribuer aux autres activités du service lorsque cela est nécessaire.