Gestionnaire de Contrats confirmé IARD (h / f)

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Risque de Crédit • Villeneuve-d'Ascq

Dernière mise à jour: il y a 5 jours

Description du poste et Missions

Ambition du poste

L’Assistant(e) de direction de la DCH & RSE a pour objectif d’assister le Directeur Général Adjoint et la Directrice du Capital Humain & RSE dans l’ensemble des tâches d’organisation, de secrétariat et de prendre en charge certains projets avec l’équipe de la DCH & RSE.

A ce titre, il / elle doit mettre toutes ses compétences et son savoir-faire au service de son département pour optimiser la gestion des activités. Les principales missions de l’Assistant(e) de direction concernent la gestion de planning, l’accueil, l’organisation des déplacements, la préparation des réunions, la communication, le suivi et traitement du courrier, l’organisation et la coordination des informations internes et externes.

Ponctuellement, l’Assistant(e) de direction pourra intervenir pour réaliser également certaines de ces missions pour le compte du DGA.

Missions du poste

Organiser les agendas et les déplacements

• Planification et gestion administrative et logistique des réunions : établissement de l’ordre du jour, collecte et préparation des éléments de support, en collaboration avec les moyens généraux (réservation des salles, mise à disposition des supports ou autres éléments nécessaires aux réunions). Assurer la rédaction des comptes rendus, opérer les rappels pour la réalisation des actions validées au CR.
• Gestion complémentaire en termes de sécurité, de réservation transport / hôtels, de recherche de fournisseur ou prestataire locaux proposant des prestations.
• Gestion d’agenda classique : prise de rendez-vous, réservation de transport et / ou d’hôtel.
• Contribuer à l’organisation d’évènements pour la Direction dont elle a la charge (séminaires etc…)

Assurer la traçabilité des actions

• Trier le courrier de la DCH & RSE, le placer dans le circuit de traitement.
• Consolider le reporting des indicateurs DCH & RSE en étroite collaboration avec les différents périmètres de la DCH & RSE, le circuler à tous. Être force de proposition tant sur la forme que sur le fond.
• Être le point d’entrée et de sortie de l’information et de la documentation partagée de la DCH & RSE.
• Vérifier le respect des échéances des réponses à apporter et effectuer les relances nécessaires le cas échéant.

Contribuer à la bonne gestion de la facturation

• Assurer le circuit de facturation en collaboration avec le contrôle de gestion et la comptabilité : recueil des devis, réaliser les demandes d’engagement, soumettre à validation, envoi du bon de commande aux moyens généraux, pointage et rapprochement.
• Organiser, en collaboration avec le contrôle de gestion et les managers de l’équipe DCH & RSE, le suivi budgétaire de la Direction.
• En lien étroit avec les Responsables RH et l’équipe Formation, organiser les parcours d’intégration : promotion, organisation logistique et réservation des parties prenantes à impliquer.

Gérer des projets et dossiers thématiques

• Apporter un soutien humain et logistique à la Direction des Moyens Généraux et au service de la communication interne pour l’organisation de la vie sur le site lillois en lien avec l’actualité.
• Consolider les informations et proposer une trame pré-rédigée de certains rapports comme le Rapport ESG.
• Piloter certains aspects d’administration du personnel en lien avec les Responsables RH, l’équipe Paie et l’équipe Affaires Sociales.

Profil recherché

Compétences Métiers

• Vous avez une plume affûtée.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques.

Compétences Comportementales

• Vous communiquez avec aisance et clarté.
• Vous aimez travailler en équipe et partager vos idées.
• Vous êtes connu(e) pour votre organisation.
• La confidentialité est une seconde nature pour vous.
• Votre capacité d’écoute attentive est une force.
• Vous êtes autonome.

Expérience

Vous avez accumulé à [X] ans d’expérience dans une Direction des Ressources Humaines.

Une expérience en Office Management serait un atout apprécié.

Informations utiles

• Localisation : Lille, France - pas de déplacement.
• Contrat : CDI.
• Salaire : Non défini.
• Niveau de qualification : Agent de maîtrise / Bac + [X].
• Expérience : [X] ans.
• Modalités de travail : Temps complet.
• Fonction : RH / Personnel / Formation.
• Secteur : Banque / Assurance / Finance.
• Télétravail : Partiel.
• Poste à pourvoir dans le cadre d'un CDI.
• Télétravail : jusqu'à [X] jours par semaine.
• TR : [X] € / jour (participation employeur de [X] €).
• Mutuelle (prise en charge employeur avantageuse).
• Remboursement frais de transports en commun à hauteur de [X] %.
• Prime collective de performance annuelle.
• Chèques CESU et chèques vacances.
• Avantages CSE & moments conviviaux : Afterwork, repas d'équipe...

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L’Accent sur chacun d’entre nous

Nous souhaitons permettre à chacun d’être acteur de son développement et de s’épanouir dans un cadre bienveillant.

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