Gestionnaire au bureau des diplômes (H/F)

Description
Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Le poste est placé sous la responsabilité directe du Responsable du Service de l'Evaluation des Etudiants, entité du Service Scolarité et Gestion des Formations relevant de la DEVU.

Missions du Service de L'Evaluation de l'Etudiant :

1. Assurer une veille réglementaire, technique et fonctionnelle en matière de scolarité.
2. Assurer le cadrage transversal des opérations de gestion des résultats pédagogiques.
3. Assurer la gestion transversale de l'organisation des examens et de la délivrance des diplômes.
4. Assurer la gestion des outils et consommables spécifiques aux examens et diplômes.
5. Participer à tout projet relatif à l'organisation des études.
6. Apporter expertise et conseil au Bureau Ingénierie des formations.

Activités principales :

1. Mission 1 : Organiser et mettre en œuvre la délivrance des diplômes :
1. Accueil du public.
2. Traitement du courrier postal et électronique et les demandes numériques.
3. Suivi des habilitations/accréditations et des PV de jurys annuels.
4. Délivrance des diplômes nationaux de l'année et des années antérieures.
5. Remises de duplicata.
2. Mission 2 : Gérer les demandes d'authentification de diplômes :
1. Vérifier les diplômes sur demande d'organismes extérieurs.
3. Mission 3 : Organiser l'archivage et le suivi des procès-verbaux de délibération de jurys.
4. Mission 4 : Suivre les données du logiciel APOGEE (dans le domaine Structure des enseignements) :
1. Codification et paramétrage des diplômes et des suppléments au diplôme (SAD).
2. Test et vérification des parchemins de diplômes avant mise en production.
3. Participation au projet de mise en place la nouvelle application Pégase.
5. Mission 5 : Assurer la bonne marche des outils et l'approvisionnement en parchemins :
1. Suivre le stock des parchemins.
2. Vérifier la bonne marche de l'imprimante dédiée aux diplômes.
3. Etablir le devis et la commande annuelle de parchemin.

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience :

• Débutant accepté.

Savoirs et savoir-faire :

• Gestion administrative du courrier.
• Accueillir, orienter, renseigner un public.
• Classer des documents.
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous.
• Mettre à jour un dossier, une base de données.

Savoir-être professionnels :

• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Faire preuve de réactivité.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.

Formations :

• CAP, BEP et équivalents.