Gestionnaire administratif.ve et financièr.e

Rejoindre l'Université d'Évry, c'est mettre vos talents au service d'un établissement durable et ouvert sur le monde, mobilisant près de 2 000 enseignants, enseignants-chercheurs et personnels de bibliothèque, administratifs, techniques sociaux et de santé. Ces personnels font vivre les laboratoires et avancer la recherche; ils articulent des formations au plus près des résultats de la recherche ou des besoins des entreprises, notamment par la force de l’apprentissage.

Depuis le début, l'Université d'Évry fixe dans son ADN, une double exigence :

1. La première est de portée internationale : accompagner nos laboratoires pour qu'ils soient au plus haut niveau mondial dans leurs spécialités tout en formant par la recherche des générations de futurs chercheurs.

2. La seconde traduit en actes notre responsabilité sociétale : participer à l’émancipation des jeunes par des formations supérieures de qualification et en faire des citoyens et des diplômés, prêts à intégrer la société et le monde professionnel, conformément aux principes républicains.

L’Université d’Évry dispense des formations auprès de 12 000 étudiants, dans la plupart des disciplines du BUT au Doctorat.

Aujourd’hui, notre université est pleinement intégrée à l’Université Paris-Saclay (12ème université au classement de Shanghai) en qualité d'université membre-associée.

Intégrer les équipes de l’Université d’Évry c’est faire le choix de découvrir de nouveaux horizons, de s’engager pour le service public et de s’épanouir dans une vie professionnelle équilibrée et enrichissante.

Gestion logistique, administrative et financière :

1. Gérer et suivre les aspects logistiques, administratifs, financiers des missions enseignantes pour la LSC, en coordination avec les directions du programme et des études et la direction de l’UFR SFA : accueil et information des missionnaires, demande de matériels, ordres de missions, planification des départs et arrivées, collectes des justificatifs… Avoir un rôle d’alerte si nécessaire ;

2. Planifier les départs / retours des missions ; Anticiper les dates et les contraintes, recueillir les convenances ;

3. Assurer la liaison et la circulation de l’information entre les directions du programme et des études et la direction de l’UFR SFA (Notilus, prêt de matériels, …) ;

Mettre à jour les outils de suivi :

1. Participer à l’organisation de la Summer school en France (calendrier, devis, …).

Gestion des emplois du temps et des heures d’enseignements des missionnaires :

1. En lien avec la direction des études, recueillir en année N-1 les besoins en terme d’enseignements pour chaque année de formation ; Elaborer, modifier et valider les emplois du temps des missionnaires ;

2. Gérer et suivre les heures d’enseignements de la LSC, dans SYSIPHE : lien avec les responsables de filières, saisie des heures prévisionnelles et définitives dans le respect des maquettes, et verrouillage des heures après service fait ;

3. Déclarer les vacataires de la LSC dans VACENS après un 1er niveau de contrôle réglementaire ; relancer les intervenants dont les dossiers sont incomplets ;

4. Vérifier la cohérence des données présentes dans SYSIPHE avec les maquettes des formations ;

5. Veiller au respect des principes de répartition des services adoptés par le conseil d’administration (ex : plafond du REH dans le service) ;

6. Instruire les dossiers de vacations et veiller à leurs complétudes.

Activités associées / complémentaires :

1. Assurer l’organisation matérielle des conseils d’UFR SFA ;

2. Participer aux permanences des bureaux de vote lors des élections de l’UFR SFA ;

Profil recherché

Organisé.e, rigoureux.se et autonome, vous connaissez idéalement l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche et des UFR. Le.la candidat.e idéal.e devra maîtriser les outils bureautiques, en particulier Excel.

Nous recherchons un.e collaborateur.rice discrèt.e, capable de travailler en équipe, avec un excellent relationnel, mais également autonome et proactif dans ses missions. La capacité à anticiper les besoins, à s’organiser avec rigueur et à rendre compte de manière transparente à la hiérarchie sont des compétences clés.