Gestionnaire administratif-ve au sein de l’Ecole doctorale

Gestionnaire administratif.ve au sein de l’Ecole doctorale

Niveau de recrutement : Technicien.ne (Catégorie B)

Niveau de rémunération:

• Agents.es titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
• Agents.es contractuels.es : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)

Localisation du poste: Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)/Service des enseignements

Poste à temps complet, ouvert aux agents.es titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents.es contractuels.es (par CDD de 2 ans renouvelable)

Poste à pourvoir au 1er juin 2025.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 300 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 38 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche. L’Ecole est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet.

La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.

La DEVE accueille une École doctorale multidisciplinaire (organisée en 11 formations doctorales) et deux Écoles doctorales en co-accréditation avec d’autres établissements d’enseignement supérieur. L’École doctorale définit la politique d'admission des doctorant.es, organise leur formation (notamment, la formation à l'éthique de la recherche et à l'intégrité scientifique) et favorise l'acquisition d'une culture pluridisciplinaire dans le cadre d'un projet scientifique cohérent, participe à la visibilité internationale de l’établissement par la mise place de conventions de cotutelle internationale (actuellement au nombre de 200 environ), veille au respect des principes de la Charte du doctorat de l’établissement en conformité avec les arrêtés ministériels réglant le diplôme national du doctorat, met en place l’organisation destinée à assurer au/à la doctorant.e une relation sereine et efficace avec son encadrant.e ainsi qu’avec l’établissement, prépare l'insertion professionnelle des docteur.es et veille au suivi de leur parcours professionnel.

Le service de l’Ecole doctorale et des ED partenaire est composé de 6 agents. Le.la gestionnaire administratif.ve est placé.e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service.

Le.la gestionnaire administratif.ve contribue à la réalisation des missions du service de l’ED et assure, dans le respect des techniques, des règles et des procédures, les actes de gestion liés d’une part à la diffusion de l’information pour les doctorant·es et d’autre part à la gestion des données et tableaux de bord du service.

Il.elle contribue de façon plus générale à la vie de l’équipe et assiste ses collègues du service selon les besoins et en cas de charge particulière.

Responsabilités

• Diffusion de l’information auprès des doctorant.es et des candidat.es au doctorat, ainsi qu’aux autres cursus gérés par le service (Année Préparatoire au Doctorat, Recherches Doctorales Libres, Habilitation à Diriger des Recherches).
• Maintien et mise à jour de l’information sur tous les supports utilisés et tout au long de l’année en fonction de périodicité des différents sujets (admission, inscription, financements, formations, offres d’emploi).
• Gestion des admissions en RDL et HDR.
• Gestion du périmètre de l’ED: gérer les affiliations et les désaffiliations des encadrant.es de l’ED et assurer la mise à jour de la base de données.
• Gestion des aides à la reproduction de la thèse et des nouvelles aides créées par l’ED.
• Appui à l’organisation des conseils de l’ED.
• Appui à l’organisation des formations du parcours doctoral.
• Maintien et actualisation des tableaux de bord de l’ED.
• Mises en forme des procédures du service et participation à la construction du recueil des procédures.
• Classement, archivage et mise en qualité des données des différents dossiers gérés.

Compétences

Compétences opérationnelles

• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Mail, Word, Excel, Ppt).
• Savoir prévoir, planifier, hiérarchiser ses actions.
• Savoir respecter le calendrier des actions, les échéances.
• Agir avec rigueur et méthode.
• Être capable de communiquer par écrit et par oral.
• Capacité rédactionnelle.
• Savoir rendre compte.
• Faire appliquer des procédures.
• Élaborer des tableaux de suivi.

Compétences comportementales

• Être fiable et rigoureux.euse.
• Collaborer et travailler en équipe.
• Coopérer avec les services internes et externes de l’établissement.
• Avoir une qualité relationnelle.
• Prendre des initiatives, être réactif.ve.
• Niveau bac exigé pour les agents.es contractuels.es.
• Avoir une expérience de travail en milieu universitaire.
• Une connaissance du logiciel APOGEE et une capacité à échanger en anglais seraient un plus.