Gestionnaire administratif (TalENS) (F / H)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

Activités principales

Le Pôle TalENS de l’ENS (Programmes pour l’égalité scolaire et universitaire) a pour but de lancer et piloter les projets d’action et / ou de recherche ayant pour finalité la lutte contre les inégalités sociales de réussite dans l’enseignement secondaire et / ou supérieur, en préparant des lycéens aux exigences du post-bac. Plusieurs programmes sont gérés par le personnel de ce pôle.

Sous l’autorité du responsable de pôle, vous assurez des activités de gestion administrative, financière et logistique pour mener à bien les missions spécifiques du programme de tutorat d’accompagnement lycéen de l’ENS.

• Participer à l’instruction de dossiers de demande de subvention et en suivre le dérouler jusqu’au reporting.
• Gérer les lignes budgétaires des subventions (commandes, factures, missions, payements des intervenants) en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Coordonner les aspects organisationnels, logistiques et opérationnels des participants au projet TalENS.
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
• Réaliser des tableaux de bord de suivi des absences et assurer le reporting de ces données aux lycées concernés.
• Assurer la circulation de l’information en interne et en externe.
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs du pôle.
• Participer aux activités quotidiennes du pôle TalENS et au montage des projets à venir.
• Travail impératif une partie du mois d’aout.
• Ce poste requière une disponibilité de 12 samedis travaillés dans l’année universitaire afin d’assurer le programme d’accompagnement des lycéens.
• Déplacement dans les établissements de la région parisienne sont à prévoir.

Internes : membres et secrétariat des départements, des services centraux, élèves, étudiants, doctorants, post-docs.

Externes : visiteurs (conférenciers, professeurs, invités, étudiants), fournisseurs, collègues des autres institutions dont PSL.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Diplôme : BAC minimum en secrétariat, gestion administrative.

Expérience professionnelle confirmée en gestion administrative.

• Connaissance idéalement de l'environnement de l'enseignement supérieur.
• Connaissance de base en gestion financière et comptable publique.
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
• Techniques de communication.

Compétences techniques :

• Bonne maîtrise des outils de bureautique notamment Excel.
• La pratique d’un logiciel financier, budgétaire et comptable serait un plus.
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir rendre compte.
• Communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Mettre en œuvre des procédures et des règles.
• Travailler en équipe.
• Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion.

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation.
• Rigueur / Fiabilité.
• Sens du relationnel et de la confidentialité.
• Réactivité et esprit d’initiative.