Gestionnaire administratif (pôle scolarité)

Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l'École normale supérieure - PSL (ENS-PSL) est composé de trois pôles : le pôle des concours, le pôle de la scolarité et le pôle des thèses.
Le CoST organise administrativement 8 concours nationaux et 8 concours locaux, et gère 2000 étudiants et 700 doctorants.

MISSION PRINCIPALE
Le gestionnaire de scolarité a pour mission d'assurer les inscriptions administratives aux formations de l'ENS-PSL (Diplôme de l'ENS-PSL, masters, préparations à l'agrégation). Il peut venir en appui de certains dossiers en relation avec les missions de la scolarité. Le gestionnaire de scolarité est rattaché(e) au pôle de la scolarité sous la responsabilité du chef de pôle et de la chef du service.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Saisir les inscriptions administratives des étudiants aux formations de l'ENS-PSL auxquelles les étudiants ont été admis ;
2. Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière ;
3. Alimenter, mettre à jour les données dans le système d'information de scolarité ;
4. Remonter les dossiers CROUS dans l'application AGLAE ;
5. Suivre les procédures en place ;
6. Respecter les plannings et les échéances ;
7. Renseigner les étudiants (à l'écrit et à l'oral) et les demandes d'informations en interne ;
8. Sélectionner et diffuser des informations en interne ;
9. Trier et archiver des documents administratifs ;
10. Participer à des missions de support ponctuelles et spécifiques au CoST.

CHAMPS DES RELATIONS
Internes à l'ENS-PSL : Le service des concours, de la scolarité et des thèses.
Externes : Le service support technique en collaboration avec la responsable des inscriptions administratives.

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : Baccalauréat
Expérience professionnelle : une expérience dans l'enseignement supérieur est souhaitée
Connaissances :

1. Connaissance de l'enseignement supérieur, du cursus d'enseignement universitaire français (LMD), en harmonisation avec les cursus d'enseignement supérieur européens ;
2. Elaboration de documents ;
3. Techniques de communication ;
4. Pratique de l'anglais niveau A2 minimum (cadre européen commun de référence pour les langues), B1 est un plus.

1. Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
2. Savoir rendre compte ;
3. Communiquer et faire preuve de pédagogie ;
4. Mettre en application des procédures et des règles ;
5. Travailler en équipe ;
6. Pratique avancée des outils informatiques pour utiliser les logiciels spécifiques à l'activité et les logiciels de bureautique (excel).

1. Réactivité ;
2. Sens de la responsabilité ;
3. Sens de la rigueur ;
4. Sens relationnel ;
5. Sens de l'accueil.