Gestionnaire administratif (h/f) - Commune de Nice

Gestionnaire administratif (h/f) - Commune de Nice

Au sein de la Direction des Bibliothèques et de la Lecture Publique, le service transversal organise et supervise les fonctions transversales de la Bibliothèque Municipale à Vocation Régionale de Nice (BMVR) concernant ses missions majeures autour du Livre et de la Lecture (développement des collections et des contenus, développement des publics et développement du numérique). Il coordonne également les services techniques des établissements.

Vous serez en charge de participer aux projets de l'établissement, d'assister le responsable du service dans les tâches administratives, ainsi que de remplir les missions de correspondant RH de la direction.

Vos missions principales seront :

1. L'assistance du responsable de service :
   • Vous assisterez le responsable du service dans les tâches administratives courantes (gestion de l'agenda, réservations, organisation de réunions, etc...) ;
   • Vous assurerez le suivi du courrier et sa distribution ;
   • Vous effectuerez la reprographie, le classement et l'archivage ;
   • Vous organiserez la logistique des réunions (réservations de salles, convocation des participants, préparation de fonds de dossiers) ;
   • Vous gérerez l'économat pour l'ensemble de la BMVR (recensement, commande, réception, pointage et distribution) ;
   • Vous participerez aux opérations d'inventaire et de recensement des matériels ;
   • Vous organiserez l'itinéraire des services des nouveaux agents.
2. La gestion administrative des bibliothèques de proximité et de la bibliothèque itinérante :
   • Vous réceptionnerez et distribuerez dans le réseau tous les supports de communication (affiches, flyers, programmes, signets, etc...) ;
   • Vous organiserez la circulation des petits matériels d'animation (vidéoprojecteur, écran, pc portables, etc...) ;
   • Vous établirez le planning hebdomadaire des agents ;
   • Vous participerez au recueil des données statistiques du réseau, les mettrez en forme et tiendrez à jour les documents (tableaux de bord, statistiques et indicateurs) ;
   • Vous participerez au renouvellement des différents documents administratifs concernant la bibliothèque itinérante (demandes de stationnement du médiabus, arrêtés de dépôts dans les crèches et les écoles) ;
   • Vous assurerez une permanence téléphonique de la bibliothèque itinérante afin de renseigner les usagers.
3. La fonction de correspondant RH :
   • Vous suivrez les absences des agents (congés, maladie) ;
   • Vous assisterez les agents autour de la gestion du temps de travail (badgeuse, congés, récupérations, etc...) ;
   • Vous assurerez la distribution des bulletins de salaire et des titres restaurants.

Profil recherché

Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BAC+ à BAC+2 en gestion administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.

Compétences :

• Vous connaissez les techniques de secrétariat bureautique ;
• Vous possédez des notions élémentaires en gestion statutaire du personnel ;
• Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de l'établissement ;
• Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.

Qualités recherchées :

• Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
• Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
• Vous possédez un bon sens relationnel ;
• Vous savez travailler en équipe.