Gestionnaire administratif / Gestionnaire administrative ressources humaines

Description
Nous sommes Instant-Lunch, traiteur dédié aux entreprises (plateaux-repas, buffets cocktails, petits déjeuners, frigos connectés et cafétérias d'entreprise), et Instant-B, traiteur événementiel spécialisé dans l'organisation clé en main d'événements pour entreprises. Dans le cadre d'un CDD pour remplacement en congé maternité, vous interviendrez en RH et en comptabilité.

Ressources humaines

1. Onboarding des salariés : élaboration des parcours d'intégration, préparation du matériel (PC, licences, accès utilisateur), check liste d'entrée/sortie
2. ADP : élaboration contrat de travail, affiliation médecine du travail, mutuelle, prévoyance, suivi de la période d'essai
3. Saisie des éléments variables de paie : repas staff, absences, congés, note de frais, primes, transports, heures de modulation
4. Validation des plannings des équipes via SKELLO
5. Organisation des CODIR : dates à fixer, prévoir petit déjeuner, installation rétroprojecteur, réaliser présentation
6. Disciplinaire : avertissements, sanctions, licenciements, rupture conventionnelle. Gestion de 2 CCN
7. Gestion administrative du courrier : dispatch

Recrutement

1. Recrutement de tous types de profils : maitre d'hôtel, cuisinier, chauffeur livreur, préparateur de commandes...
2. Recensement des besoins, passation des annonces (France Travail, Indeed, LinkedIn, Hôtellerie Restauration), sélection des CV, entretiens téléphonique et physiques avec les candidats
3. Relation avec agence d'intérim : émission des besoins, validation des relevés d'heures et vérification des factures

Office management

1. Gestion des locaux : suivi des fournitures et matériel
2. Suivi des contrats prestataires : ménage, prestataire déchets, maintenance matériel (imprimantes, machine à café), assurance automobile pour véhicules de fonctions, déclaration des sinistres véhicule de fonction, prévoyance, dératisation, extincteur
3. Suivi des contrats : licences et outils informatiques, électricité
4. Organisation d'évènements internes : budget, lieu, nombre de personnes

Gestion comptable

1. Réception, contrôle, analyse, saisie, mise en paiement et classement des factures fournisseurs
2. Relance factures fournisseurs et clients par email et téléphone
3. Émission, saisie comptable et transmission des factures aux clients
4. Répondre aux demandes des interlocuteurs externes (clients, fournisseurs)
5. Rapprochement bancaire
6. Clôture mensuelle
7. Contrôle de gestion et analyse financière

Conditions de travail

1. Contrat à temps plein 35H
2. Localisation : entrepôt situé à Villejuif (94) et siège social basé à Arcueil (94)
3. Déjeuner équilibré tous les jours, préparés par notre équipe de cuisiniers !

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• 3 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• Législation sociale
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Réaliser des déclarations réglementaires