Gestionnaire administratif F/H (H/F)

L'université de Rouen Normandie recherche son futur Gestionnaire administratif F/H pour rejoindre le Pôle des Études Doctorales au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation.

Contexte

Le gestionnaire administratif F/H est rattaché au Pôle des études doctorales de la DRV, composé de 7 agents, qui assure la gestion et le suivi administratif et financier de l'ensemble des activités relevant de l'offre de formation doctorale de l'URN. Les études doctorales s'articulent autour 8 Écoles Doctorales (ED) disciplinaires, mutualisées au niveau normand, qui accueillent environ 1 900 doctorants dans les unités de recherche dont 750 sont inscrits à l'URN.

Modalités de recrutement

1. CDD jusqu'au 31/08/2025 (démarrage dès que possible)
2. Poste basé sur le campus de Mont-Saint-Aignan
3. Catégorie C (FPE)
4. Déplacements ponctuels (au niveau du site et en Région)

Missions

1. Mission 1 - Gestion administrative des doctorants
   • Mener à bien les dossiers d'inscription des doctorants selon les procédures en vigueur
   • Gérer les dossiers de soutenances
   • Éditer les diplômes
   • Mettre à jour les dossiers des doctorants
   • Gérer les conventions de formation et les conventions de co-encadrement
   • Gérer les comités de thèses et comités de suivi individuel
   • Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer et orienter les doctorants, et les différents usagers de la Maison du doctoral
   • Assister au Conseil de l'ED
   • Participer à la mise en place des différentes procédures
   • Participer aux diverses manifestations liées au Collège des Ecoles Doctorales (CED)
   • Diffuser et gérer les communications destinées aux doctorants
   • Archiver les dossiers des doctorants
2. Mission 2 - Gestion administrative et financière d'une École doctorale
   • Préparer, organiser et suivre les conseils et commissions de l'ED
   • Préparer le concours allocations doctorales
   • Organiser les élections et centralisations par site
   • Élaborer les documents internes de l'ED (RI, livrets d'accueil...)
   • Contribuer à l'élaboration de l'offre de formation spécifique de l'ED
   • Coordonner la gestion des CSI
   • Préparer les réponses aux enquêtes SIREDO du Ministère
   • Mettre à jour la base de données de l'ED
   • Mettre à jour le site de l'ED de façon régulière
   • Collecter les données pour le dossier d'accréditation de l'ED
   • Gérer financièrement l'ED
3. Mission transversale
   • Contribuer à l'activité générale de la DRV (bilans, rapports d'activités, tableaux de bord, alimentation des bases de données type Centaure, indicateurs, réunions de service, mise à jour et élaboration des procédures)

Profil recherché

• Connaissance de l'organisation générale de l'enseignement supérieur et de la recherche en France
• Maitrise des techniques de gestion administrative et financière
• Connaissance du fonctionnement des études doctorales
• Niveau d'anglais de base/professionnel général (niveau B1-B2)
• Utilisation des outils bureautiques et logiciels
• Respect des délais
• Organisation et travail en équipe
• Nature diplomate et réactif(ve)
• Expérience de 3 ans dans ce domaine

Les avantages :

• Cadre de travail agréable : campus vert, connecté, bien situé et en constante amélioration, axé sur le développement durable
• Activités sportives à des tarifs préférentiels
• Participation à la mutuelle / Participation aux frais de transport
• Accompagnement à la prise de poste (tuilage et formations)
• 55 jours de congés / RTT
• Accès aux bibliothèques universitaires et aux ressources numériques (Cairn...)
• Centre de loisir pour les enfants des personnels