Gestionnaire administratif et pédagogique (H/F)

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
  
  

Le pôle scolarité a pour mission de s'assurer des inscriptions administratives des étudiants, de l'organisation des activités pédagogiques des formations et du suivi de la scolarité des étudiants. Ce poste de gestionnaire administratif et pédagogique est affecté à la licence (L3) et au master de Sciences de l'Education qui accueille environ 350 étudiants. Il assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants allant de leur inscription jusqu'à la délivrance de leur diplôme. Il travaille sous la responsabilité du responsable de la scolarité, en étroite collaboration avec l'ensemble des enseignants et les responsables de formations.

Gestion Administrative

• Traitement du courrier, de la messagerie et des OS-tickets
• Gestion des demandes d'admission préalables, des validations d'acquis, des intégrations d'études et des équivalences, des transferts de dossiers d'inscription, etc...
• Suivi des contrôles d'assiduité dans le cadre de la gestion des bourses
• Utilisation des applications dédiées (Mon Master, e-candidat, IA-Web et Apogée)
• Gestion des candidatures dans e-candidat
• Suivi des candidatures
• Suivi des Inscriptions administratives des étudiants dans le logiciel Apogée
• Vérification de la conformité des dossiers d'équivalence, de candidature et d'inscription et envoi des réponses
• Rédaction et transmission des courriers administratifs et électroniques, des circulaires, des convocations et de tous autres documents aux différents intéressés, enseignants et étudiants
• Transmission des informations aux étudiants de toute modification en concertation avec les responsables de formations
  
  

• Maîtrise des maquettes de l'offre de la formation et des règles de calcul.
• Participation à la modélisation des maquettes dans Apogée
• Envoi des identifiants aux étudiants pour accéder à la plateforme pédagogique
• Concertation avec le webmaster en cas de modification des informations concernant le déroulement de la formation
• Vérification de l'accès des étudiants au contenu de leur formation sur la plateforme Moodle
• Aide et soutien de l'activité pédagogique dans sa globalité
• Suivi pédagogique des étudiants (inscription pédagogique, convenions de stage, résultats)
• Participation à l'organisation des examens
• Vérification et soutien aux enseignants pour la saisie des notes
• Aide aux responsables de formations dans leurs activités de responsable
• Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée -E-candidat)
• Avoir une très bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d'admission préalables, les examens et les cursus d'études, et les convenions de stages.
• Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
• Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
• Maîtriser les techniques de rédaction administrative
• Savoir gérer les aléas
• Evaluer et hiérarchiser les besoins
• Travailler en équipe
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
  
  

• Sens de l'organisation
• Adaptation à l'environnement professionnel et aptitude à se former
• Capacité d'adaptation
• Capacité à gérer le stress
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de la confidentialité
• Sens relationnel
  
  

• Bonne maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, publipostage)
• Logiciel Apogée