Gestionnaire administratif et pédagogique de l’institut de préparation à l’administration génér[...]

L’Institut de préparation à l’administration générale (IPAG) de Paris développe son activité autour de trois axes :

1. Il a pour mission principale de préparer les candidats inscrits aux concours de catégorie A de la fonction publique.
2. Son centre de recherche, Le Centre d'études, de documentation et de conférences annuelles (CEDOCA), organise, tout au long de l'année universitaire, des conférences d'actualité ou de culture générale, des colloques, des journées ou des séminaires d'études sur des sujets relatifs à l'administration publique, en général, ou sur toute question de droit, d'économie ou de sciences sociales, en rapport avec les programmes des concours de catégorie A de la fonction publique.
3. L’Institut de préparation à l’administration générale (IPAG) de Paris propose également une licence en droit – mention administration publique (LAP), ouverte, sur sélection, aux étudiants ayant validé deux années d’études supérieures et provenant, à titre principal, de bons cursus en lettres et sciences humaines des CPGE et universités parisiennes pour qu’ils poursuivent leurs études en droit public ou en science politique au sein de l’université.

Au sein du secrétariat de l’IPAG, sous l’autorité du Responsable administratif, l’agent est en charge de l'organisation et de la gestion des préparations suivantes :

1. Préparation aux concours de relations extérieures (PCRE) ;
2. Préparations aux concours d’officiers de police (PCOP) interne et externe ;
3. Préparation aux concours de commissaires des armées (PCCA).

En parallèle, il assure également en collaboration étroite avec le responsable administratif, des tâches administratives, transversales relatives au recrutement et au suivi des enseignants permanents, des intervenants extérieurs et vacataires administratifs.

Activités principales

1. Gestion administrative et pédagogique des préparations et formations.
2. Accueil téléphonique ou physique et réponses aux mails reçus sur l’adresse fonctionnelle et professionnelle.
3. Traitement des demandes diverses des étudiants, intervenants et services de l’université.
4. Gestion des candidatures, inscriptions administratives et pédagogiques.
5. Organisation des cours magistraux, des travaux dirigés et des galops d’entraînement, oraux.
6. Gestion des plannings, des annulations et rattrapages de cours.
7. Suivi de l'assiduité des étudiants.
8. Organisation des sessions de concours blancs.
9. Gestion et suivi des conventions de stage.
10. Gestion administrative et financière des intervenants et vacataires administratifs de l’IPAG.
11. Envoi aux intervenants et vacataires administratifs des dossiers de recrutement, vérification, relance et transmission des dossiers de recrutement à la DRH.
12. Établissement des arrêtés de nomination et saisie des heures pour le paiement des intervenants et vacataires administratifs, sur le logiciel PAMPA.
13. Envoi des déclarations des services à la DRH pour les intervenants et vacataires administratifs et archivage des paiements et de l’ensemble des documents de travail.

Compétences techniques :

1. Maîtrise avancée des logiciels bureautiques : Pack office, outlook.
2. Expertise dans l'utilisation des logiciels internes spécifiques pour la gestion des archives : Giroflée, Périclès…
3. Compréhension des processus de recrutement, des règles et des normes RH en vigueur dans un établissement d’enseignement supérieur.

Savoir-être :

1. Capacité à rendre compte.
2. Polyvalence dans l'accomplissement des tâches variées et spécifiques aux missions assignées et capacité à gérer efficacement son temps et à prioriser ses tâches.
3. Adaptabilité face aux changements et à la complexité des missions et capacité à gérer son stress.
4. Excellentes compétences en communication écrite et orale pour interagir avec des publics différents : étudiants, enseignants, personnels administratifs et les administrations externes.