Gestionnaire administratif et financier (F/H)

À propos de nous

Une université d’excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Structure de rattachement : Direction des Programmes Structurants (DPS)

Environnement de travail : Au sein de l’université de Montpellier, la Direction des Programmes Structurants (DPS) a pour mission de contribuer au développement de l’Université dans le cadre d’initiatives transverses conçues dans une dynamique partagée avec ses partenaires nationaux et internationaux, et qui soutiennent ses ambitions en matière de recherche, de formation, d’innovation, de visibilité internationale, de liens science-société et de vie étudiante.

La Direction des programmes structurants met en œuvre les décisions de l’Université de Montpellier liées au déploiement des dispositifs issus du programme d’excellence I-SITE, des projets du plan France 2030 et d’autres programmes structurants de toute nature portés par l’Université de Montpellier en collaboration avec ses partenaires.

Elle soutient et accompagne les porteurs dans l’élaboration de leurs projets structurants et transversaux dont elle a la charge.

Mission

Mission principale : Rattaché(e) au bureau de gestion administrative et financière, le gestionnaire administratif et financier a la charge d’assurer un appui aux équipes projet pour la gestion administrative et financière des actions confiées à la direction des programmes structurants, dans le respect des techniques, des règles et des procédures en vigueur à l’Université de Montpellier.

Il/Elle réalise des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.

Il/Elle assure, en appui du porteur de projet européen BIOPOLIS et de la Cheffe de service d'appui à l'international et à l'attractivité, le suivi de l’exécution de la contribution de l'Université de Montpellier au projet H2020 Teaming « BIOPOLIS », en lien étroit avec les partenaires portugais. Il/Elle met en place et réalise une activité de gestion de projet et de suivi de la production des rapports scientifiques et financiers du projet BIOPOLIS et d'appui pour les activités de formation développées dans le cadre du projet Teaming.

Le temps à consacrer à chacune des deux activités est estimé à 50 % mais cela peut varier en fonction de la période de l'année.

Activités :

Activités de suivi administratif du projet BIOPOLIS :

• Assurer la gestion courante administrative et financière du projet (saisie des bons de commande, missions … etc)
• Coordonner les dépenses, la mise en place des crédits dans les structures de recherche impliquées; s'assurer de la bonne éligibilité des dépenses
• Assurer le suivi du budget et des feuilles de temps pour les agents impliqués dans l'exécution du projet
• Communiquer avec les participants sur les procédures administratives, vérifier et aider à leur bonne application (pour les commandes, missions, recrutements)
• Participer à tous les aspects de l’organisation et la tenue de réunions et d’évènements (scientifiques, de formation, ou de gestion du projet), à Montpellier ou au Portugal, en lien avec le coordinateur portugais si besoin. Assurer, selon les cas, le secrétariat des réunions et produire les comptes rendus en anglais
• Participer au suivi des projets lauréats issus des appels à projets BIOPOLIS, réception des rapports scientifiques, communication des résultats
• Recueillir, organiser et sauvegarder les données du projet
• Produire des tableaux de bord lié au budget BIOPOLIS et préparer les reporting périodiques et finaux transmis au Coordinateur du projet et, le cas échéant de la Commission européenne, en collaboration avec les partenaires du Projet et en lien étroit avec la Direction des Affaires Financières (DAF) de l'Université de Montpellier

Activités d'appui administratif :

• Assurer la gestion et le suivi du programme d'attractivité (mise en place des crédits auprès des structures de recherche et suivi des crédits dépensés en lien avec la DAF de l'université; appui au recrutement en lien étroit avec la Direction des Ressources Humaines (DRH) de l'Université de Montpellier.
• Assurer la réalisation des activités administratives, financières des actions confiées au bureau de gestion : engagement et liquidation de la dépense (saisie des bons de commande dans l'outil de gestion, des services faits, suivi des immobilisations) ; demandes de transfert de crédits.
• Faire le suivi des engagements de dépense et répondre aux questions ou difficultés techniques ou règlementaires en lien avec la DAF et l'agence comptable
• Appuyer les agents dans l'établissement des ordres de mission, validation des billets de transport et d'hébergement et saisie dans l'outil de gestion
• Suivre les crédits par type de dépenses ou de programmes ou par structure ;
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion ;
• Mettre en œuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant pour les achats de la direction ;

Spécificités / Contraintes du poste : pics d'activité

Profil

Une expérience dans le déploiement d’un projet d’envergure est souhaitée.

Une expérience dans des règles de gestion et techniques de la comptabilité des établissements d’Enseignement Supérieur et de Recherche (ESR) est fortement recommandée.

Une connaissance des systèmes d'information budgétaires et financiers de l'ESR est fortement recommandée.

Profil recherché :

Savoir :

• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Maîtrise de l'anglais suffisante pour travailler dans cette langue (emails, documents, rapports, compte-rendus)

Savoir-faire :

• Bonne capacité de communication orale et écrite ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) ;
• Excellente capacité d’organisation, polyvalence ;
• Aptitude à travailler en équipe ;

Savoir-être :

• Discrétion, sens de la confidentialité ;
• Bon relationnel, bonne présentation ;
• Forte capacité d’organisation et méthode ;
• Force de proposition ;
• Adaptabilité, sens de l’initiative, disponibilité, réactivité ;
• Bonne capacité de résistance au stress ;

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

• Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes
• 2,5 jours de congés payés par mois (pour un temps plein à 35h00)
• Temps de travail aménageable
• Restauration collective
• Aide et prestations sociales
• Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville
• Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

Informations complémentaires :

Rémunération : de 1990 € à 2010 € brut mensuel, dont 140 € d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : janvier 2025

Type de contrat : CDD de catégorie B

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 09/01/2024