Gestionnaire administratif en appui à la FTLV (H/F)

Description

Le contexte de la situation de travail: Clermont Auvergne INP a développé une Formation Continue sous toutes ses formes, accompagne l'acquisition de compétences dans un contexte de mutation des entreprises et organisations. La complémentarité des expertises de ses 3 écoles internes (ISIMA - POLYTECH Clermont et SIGMA Clermont) a permis de développer une offre solide qui renforce les partenariats avec le monde économique et industriel. Clermont Auvergne est pour ce faire également déjà certifié Qualiopi. Dans ce contexte, l'assistant(e) FTLV s'occupera de la gestion administrative et logistique de la formation, il/elle remplacera le temps d'un congé maternité le chargé d'appui à la FTLV de Clermont Auvergne INP. Il/elle travaillera en lien avec la responsable financière au suivi financier des dossiers : bons de commandes, factures, demandes de prise en charge, relation avec les OPCO. Il/elle pourra apporter son aide au suivi des référencements, des plans de formations, des plaquettes auprès des divers organismes. Il/elle devra concevoir et mettre en œuvre des procédures administratives communes à l'INP et à ses 3 écoles. Il/elle sera également chargé(e) d'apporter du support à la réalisation des actions de formation et d'accompagnement adaptés aux divers publics.

Activités:

1. Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
2. Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
3. Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
4. Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
5. Suivre les référencements de l'établissement auprès des organismes prescripteurs
6. Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
7. Organiser et assurer le suivi des procédures administratives des activités de formation
8. Contribuer au suivi de la certification Qualiopi en lien avec la responsable Qualité de l'établissement
9. Gérer la ressource documentaire et la tenir à jour en lien avec le groupe de travail dédié
10. Gérer les contrats et les conventions, constituer la base de données nécessaires, renseigner les enquêtes

Les compétences nécessaires du poste:

Connaissances

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales

• Capacité d'adaptation
• Sens de l'organisation
• Capacité d'écoute

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire

• Gestion administrative du courrier
• Normes rédactionnelles
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Être à l'écoute, faire preuve d'empathie

Formations

• Bac ou équivalent