Gestionnaire administratif de département de formation F/H (réf. 927-1-RE26)

Gestionnaire administratif de département de formation F/H (réf. 927-1-RE26)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Sorbonne Université – Faculté des Sciences et Ingénierie
• Localisation : 4, place Jussieu, 75005 Paris

Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Rémunération : (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné

Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)

Fonction : Gestionnaire administratif-ve de département de formation

Corps : TECHNICIEN-NE DE RECHERCHE ET FORMATION

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Placé-e sous la hiérarchie de la Direction et du-de la responsable administratif-ve du Département de Master BMC, l’agent est chargé-e de :

• Le suivi des demandes des UEs isolées
• Est référente dans la gestion des candidatures sur la plateforme Etudes en France.

Activités principales :

Suivi administratif des étudiants :

• Réceptionner les dossiers de candidature, contrôler la conformité des documents, assurer le suivi des dossiers sur les outils de dématérialisation en lien avec les commissions pédagogiques et renseigner le logiciel de scolarité.
• Saisir et valider les inscriptions administratives au diplôme et en UE isolées des étudiants.
• Vérifier la conformité des documents transmis par les étudiants, renseigner le logiciel de scolarité, en assurer le suivi et actualiser les informations inhérentes au stage sur l’outil Moodle.

Suivi pédagogique des étudiants :

• Gérer les inscriptions pédagogiques aux unités d’enseignement.
• Réceptionner et diffuser les propositions de stage en lien avec les laboratoires partenaires, constituer et alimenter une banque d’offres de stages mise à la disposition des étudiants, gérer les conventions de stage et mettre à jour la base de données des laboratoires d’accueil.
• Organiser les examens de 1ère et de 2ème sessions, organiser les jurys de semestre et d’année en relation avec les responsables des parcours, saisir les notes et établir les procès-verbaux.
• Gérer les attestations de confidentialité des stages et récolter les signatures nécessaires, organiser les soutenances des mémoires de stage.
• Mettre à jour et alimenter le site des masters à partir des bases de données internes.

Gestion logistique :

• Établir les plannings d’enseignements et d’examens, réserver les salles en lien avec le service planning de l’Université et prendre en compte les spécificités et impératifs des intervenants extérieurs.
• Organiser avec le pôle financier de l’UFR la réservation du transport pour la mobilité sortante (en France) des étudiants.
• Renseigner des tableaux de bord sur des données relatives aux étudiants.
• Prendre en charge les demandes de reprographie (supports de cours et sujets d’examen).

Autres activités :

• Recevoir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail).
• Collaborer avec les différents services de l’université (scolarité, planning, intendance, ...) et d’autre(s) université(s).

Profil recherché

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université.
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle.
• Connaître l’organisation, le fonctionnement et les contraintes de l’apprentissage.
• Connaître le domaine de la scolarité et l’organisation des études supérieures et des diplômes.
• Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil.
• Maitriser l’utilisation des logiciels de bureautique courants (traitement de texte, tableur).
• Maitriser l’utilisation des outils internet de messagerie et des logiciels spécialisés (Moodle, LimeSurvey et SharePoint).

Savoir-faire :

• Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie.
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.
• Réaliser les recherches d’informations, les vérifier et les classer.
• Élaborer un plan de travail pour tenir compte des priorités.
• Réaliser des documents de bonne qualité rédactionnelle.
• Capacité à se former à de nouveaux logiciels.

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe, en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
• Organisation, autonomie et rigueur.
• Disponibilité, discrétion et confidentialité.
• Polyvalence et capacité d’adaptation.
• Confidentialité.
• Sens du contact et des relations humaines.
• Sens du service public.

Localisation

Localisation : 4 Place Jussieu 75005 Paris

Éléments de candidature

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Personnes à contacter

Qui sommes-nous?

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54000 étudiantes et étudiants, dont 4700 doctorantes et doctorants et 10200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4900 personnels de bibliothèque, administratifs, techniques, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en région.

SU présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Descriptif du service

Présentation de la composante : L'UFR Sciences de la Vie est une composante de la faculté des Sciences et Ingénierie de SU. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Il s’agit d’une composante pluridisciplinaire couvrant tous les champs de la biologie. Elle compte environ 250 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs, 510 personnels administratifs et techniques, et accueille 2300 étudiants.

Présentation du service: Master Biologie Moléculaire et Cellulaire (BMC) : Dr. Samia Salhi – directrice du département de formation de la mention de Master Biologie Moléculaire et Cellulaire (BMC) accompagnée du Dr. Sandrine Castella, directrice adjointe et Dr. Marta Garçia directrice des études.

L’agent évolue au sein du secrétariat du Master BMC qui accueille environ 550 étudiants par an et se compose d’un-e responsable administratif-ve et de cinq gestionnaires administratif-ve.s et pédagogiques.

Localisation : Master BMC - Campus Pierre et Marie Curie-Tour 33-34 - 1er étage - 4 place Jussieu 75005 Paris

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 927-1-RE26 à l'adresse mail : sciences-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr

Vacant à partir du 03/03/2025