Gestionnaire administratif au Pôle social (réf. 21301) (H/F)

Description

Au sein du Service de la vie étudiante, rattachée à la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Localisation : Faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université, Maison de la vie étudiante, patio 23/34, Campus Pierre et Marie Curie.

Fonctions : Gestionnaire administratif au Pôle social

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Poste : Ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Missions :

1. Gestion des dossiers de la CVEC sociale sur la plateforme dédiée, réceptionner les dossiers de demande d'aide financière et de pack numérique, évaluer la recevabilité du dossier et retranscrire les demandes traitées afin de préparer la commission organisée par le Pôle Social. Rédiger et mettre à jour les bilans et statistiques des différentes commissions.
2. Réceptionner sur la plateforme dédiée les demandes d'exonérations et remboursements des étudiant.es non boursiers, évaluer la recevabilité du dossier et retranscrire les demandes traitées afin de préparer la commission organisée par le Pôle Social. Rédiger et mettre à jour les bilans et statistiques des différentes commissions.
3. Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnel) et externes (étudiant.es...)
4. Être en appui à la cheffe de bureau et participer à l'organisation de différents évènements.
5. Participer aux autres activités du service.

Activités principales :

1. Accueillir et accompagner les étudiant.es.
2. Réaliser les opérations de gestion courante.
3. Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion.
4. Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires), les reproduire et les diffuser.
5. Retranscrire des informations orales à l'écrit et synthétiser les demandes.
6. Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs concernés.
7. Traiter et diffuser des informations internes et externes.
8. Participer aux opérations de logistique du service, assister la cheffe de bureau du pôle social.
9. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
10. Classer et archiver des documents.
11. Participer aux différentes activités de la direction et aux commissions sociales du Pôle.
12. Participer à l'organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante.

Encadrement : NON

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience :

• Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire :

• Sens de l'organisation et de la coordination
• Connaissance des outils bureautiques
• Tenir à jour des bases de données et d’information
• Autonomie, méthode et rigueur
• Classer et archiver des documents
• Aptitude à travailler en équipe
• Appliquer des procédures administratives
• Connaissance de l’outil Apogée
• Maîtriser tech. d’accueil physique et téléphone

Savoir-être professionnels :

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Travailler en équipe

Formations :

• Bac ou équivalent