Gestionnaire administratif au Pôle social F / H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie.

Présentation de la Direction :

Le Service de la vie étudiante, rattachée à la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie, répond aux objectifs suivants :

• Accueillir, informer, accompagner l’étudiant.e et développer les services proposés aux étudiant.es.
• Impliquer les étudiant.es dans la vie de l’établissement (vie démocratique, culturelle, associative…).
• Contribuer à l’animation des campus et en faire des lieux d’échanges et de culture partagée – développer l’offre culturelle en direction des étudiant.es ouverte à tous.
• Renforcer les interactions tant avec les services de vie étudiante de l’université que les acteurs locaux – coordonner l’offre.

Équipe : Le service de la vie étudiante est une équipe de 14 agents (2 A, 10 B).

Localisation : Faculté des sciences et ingénierie de Sorbonne Université. Maison de la vie étudiante, patio 23 / 34, Campus Pierre et Marie Curie.

Fonctions : Gestionnaire administratif au Pôle social

Catégorie : B

Corps : Technicien de recherche et de formation

BAP : J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Missions :

Pour répondre au projet de service, le ou la gestionnaire du Pôle Social en charge de la CVEC Sociale, du pack numérique et des exonérations a pour missions principales :

• Gestion des dossiers de la CVEC sociale sur la plateforme dédiée, l’agent.e réceptionne les dossiers de demande d’aide financière et de pack numérique, évalue la recevabilité du dossier et retranscrit les demandes traitées afin de préparer la commission organisée par le Pôle Social. Rédige et met à jour les bilans et statistiques des différentes commissions.
• Réceptionne sur la plateforme dédiée les demandes d’exonérations et remboursements des étudiant.es non boursiers, évalue la recevabilité du dossier et retranscrit les demandes traitées afin de préparer la commission organisée par le Pôle Social. Rédige et met à jour les bilans et statistiques des différentes commissions.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnel) et externes (étudiant.es...).
• Être en appui à la cheffe de bureau.

Elle / Il participe à l’organisation de différents évènements.

Elle / Il participe en outre aux autres activités du service.

Activités principales :

• Accueillir et accompagner les étudiant.es.
• Réaliser les opérations de gestion courante.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires…), les reproduire et les diffuser.
• Retranscrire des informations orales à l'écrit et synthétiser les demandes.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs et interlocutrices internes ou externes concernés.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes.
• Participer aux opérations de logistique du service, assister la cheffe de bureau du pôle social.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Classer et archiver des documents.
• Participer aux différentes activités de la direction et aux commissions sociales du Pôle.
• Participer à l’organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante.

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
• Connaître l’université, ses composantes et services.

Savoir-faire :

• Connaissance des outils bureautiques.
• Connaissance de l’outil Apogée.
• Appliquer des procédures administratives.
• Tenir à jour des bases de données et d’information.
• Classer et archiver des documents.
• Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique.
• Structurer son travail.

Savoir être :

• Aptitude à travailler en équipe.
• Autonomie, méthode et rigueur, hiérarchisation des priorités.
• Sens de l'organisation et de la coordination.
• Sens critique.
• Accueillir ; informer ; faire preuve de patience ; savoir écouter ; savoir organiser.