Gestionnaire administratif accueil et scolarité transversale ( H/F)

Activités principales

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
2. Coordonner la gestion des stages et des BMA en licence 2 et licence 3
3. Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
4. Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
5. Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
6. Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
7. Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
8. Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser
9. Retranscrire des informations orales à l'écrit
10. Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
11. Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
12. Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
13. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
14. Classer et archiver des documents
15. Assurer le secrétariat et l'accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
16. Saisir les éléments pour l'établissement de documents statistiques.
17. Participation aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, …) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
18. L'agent contribue à la valorisation des activités de l'école et participe, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex : présence sur les « Journées Portes ouvertes »).
19. Le cas échéant, et sous réserve d'aménagement horaire, l'agent peut être amené à collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.

COMPÉTENCES

Connaissances (savoir)

1. Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
2. Environnement et réseaux professionnels
3. Techniques d'élaboration de documents
4. Culture internet
5. Techniques de communication
6. Techniques d'accueil téléphonique et physique

Compétences opérationnelles (Savoir-faire)

1. Connaissance des procédures de certification.
2. Connaissance de l'ensemble des diplômes de l'iaelyon.
3. Connaissance du régime des études et examen de chaque programme.
4. Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel.
5. Niveau d’anglais intermédiaire

Compétences comportementales (Savoir-être)

1. Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
2. Savoir travailler avec des partenaires différents: enseignants, responsable hiérarchique direct, mais également avec les différents collègues et les « extérieurs », selon des contraintes calendaires serrées
3. Autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
4. Travail en équipe.
5. Priorisation des tâches
6. Organisation et rigueur.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

Identification du service de rattachement et localisation géographique

Service Scolarité Aile C – iaelyon Manufacture des Tabacs – Lyon 8e

Mission principale des services de scolarité de l’iaelyon :

La mission des services de scolarité est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales.

Les étudiants de ces formations peuvent provenir de la formation initiale ou relever de la formation continue.

La responsabilité des gestionnaires est importante : ils véhiculent l’image de l’iaelyon ainsi que celle de l’université vis-à-vis de nos partenaires extérieurs.

Date de prise de poste : 02/05/2025

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute :

Si contractuel : 1960€+ prime annuelle

Si titulaire : Selon statut

Le poste est ouvert aux personnels contractuels et titulaires

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours de congés pour un rythme à 100%
  • Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
  d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
  • Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
  • Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
  évolution professionnelle.
  • Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
  • Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
  • Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
  • Participation de l’établissement à la complémentaire santé
  • Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
  (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
  • Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation