Gestion - Administration - Comptabilité - Finance - Juridique

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Assistant Vice-Président • Suresnes

Dernière mise à jour: il y a 3 jours

Environnement et contexte de travail

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL.

Missions

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

La direction de l’ENS-PSL a pour mission de concevoir la politique scientifique et pédagogique de l’École normale supérieure et de la mettre en œuvre. Elle soumet ses propositions au Conseil scientifique dont elle recueille l’avis et au Conseil d’administration qui valide les grandes orientations, ainsi que les choix budgétaires.

L’équipe de direction veille à préserver l’identité de l’École et à garantir son excellence. Elle doit coordonner un ensemble de départements, de laboratoires, d'équipes de recherche, comme une collectivité unie et réactive aux transformations de l'administration française et européenne de l'enseignement supérieur et de la recherche. Elle est en outre responsable de l'organisation des ressources communes (RH, budget, patrimoine, logistique, gestion) au service de cette collectivité. Elle met en place des structures de concertation et de décision internes favorisant la discussion et le consensus au sein de l’établissement.

L’équipe de direction est composée de six membres : le directeur, les directrices adjointes (Sciences et Lettres et Sciences sociales), la directrice générale des services, le délégué à la stratégie et au développement et la cheffe de cabinet. Le poste proposé fait partie du cabinet de la direction qui est composé de trois assistant.e.s de direction.

Le cabinet a un rôle de facilitateur et d’organisation afin d’assurer la coordination et la cohérence du travail de l’équipe de direction.

Structure d’accueil du poste: Cabinet de la direction

MISSION PRINCIPALE

Sous l'autorité de la cheffe de cabinet, vous assurez la gestion du planning de la direction. Vous prendrez également en charge la gestion administrative, financière et logistique liées à l’ensemble des affaires de la direction.

ACTIVITES PRINCIPALES

• Gestion de l’agenda des membres de la direction générale des services
• Gestion du courrier de la direction (Réception, envoi, traçabilité du courrier, etc.)
• Accueil physique et téléphonique et orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, enregistrer et diffuser les parapheurs au sein de la direction, assurer leurs suivis
• Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…)
• Gestion des déplacements des membres de la direction (réservation d’hôtels, réservation des moyens de transports)
• Classer et archiver des documents
• Programmation des réunions récurrentes (codir, codir-élargi, instances, réunion avec les élus, commissions, …)
• Soutien opérationnel et logistique de l’activité du cabinet pour la direction (réservation de salle, organisation du séminaire, pause-café, repas, lancement de la visioconférence le cas échéant, etc.)

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : Les personnels des services administratifs, financiers et logistiques de la direction générale des services, des départements et des laboratoires, enseignants-chercheurs, chercheurs, élèves et étudiants.

Externes : Les membres de la communauté de l’enseignement supérieur et de la recherche, les partenaires de l’école, les membres de la société civile, les prestataires extérieurs.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Diplôme : Baccalauréat

Expérience : Une expérience dans un établissement public serait appréciée

Connaissances :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Organisation et fonctionnement d’un EPSCP
• Technique d’accueil physique et téléphonique
• Technique de communication
• Technique d’élaboration de documents et de courriers

Compétences techniques :

• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel et PowerPoint
• Maîtriser les outils de mise en place de réunions en distanciel (Teams notamment)
• Maîtriser l’expression écrite et orale française, excellentes capacités de rédaction et de communication
• Savoir utiliser les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
• Maitrise correcte de l’anglais international, niveau B1 à B2

Compétences comportementales :

• Organisation et méthode
• Rigueur et réactivité
• Fiabilité
• Respect de la confidentialité
• Savoir accueillir du public
• Savoir rendre compte
• Savoir travailler seul et en équipe
• Diplomatie et sens du service public

Compétences linguistiques

Anglais, Niveau conversationnel

Diplôme et expérience professionnelle