Executive Assistant (H/F)

Publicis Sapient est un cabinet de conseil en transformation technologique. Nous accompagnons les entreprises pour les aider à créer et à maintenir un avantage concurrentiel dans un monde de plus en plus digital. Notre expertise unique regroupée sous l'acronyme SPEED (Stratégie, Produit, Expérience, Engineering et Data & IA), combinée à notre connaissance approfondie des différents secteurs d'activité, nous permet de créer des produits et des expériences innovants centrés sur la valeur qu’ils délivrent à leurs clients. Notre approche agile, axée sur les données et les dernières technologies, permet aux entreprises de faire face au changement, en plaçant le digital au cœur de leur activité. Avec plus de 20 000 collaborateurs à travers 50 bureaux dans le monde, Publicis Sapient est le pôle de transformation digitale de Publicis Groupe.

Capability

Notre équipe Strategy accompagne les directions générales d'entreprise en France et à l'International dans leurs projets de transformation digitale, en collaboration avec nos différents experts Product, Expérience, Engineering et Data.

Description du poste

En tant qu'assistant(e) exécutif(ve) associé(e), vous travaillerez au sein d’une équipe soudée d’assistants exécutifs, et fournirez un soutien administratif à l'équipe de Direction de Publicis Sapient.

Ainsi, vous interviendrez en tant que support de 2 ou 3 cadres dirigeants (Managing Directors/Senior Partners).

Vos missions seront variées, et vous pourrez être amené(e) à être en charge de :

1. La gestion de leur agenda et l’évaluation des priorités.
2. La gestion de leurs événements (dîners, soirées, team buildings…).
3. La gestion et la coordination de leurs déplacements (transport, hôtels…).
4. La coordination avec les clients pour la programmation des réunions et comités de pilotage, la gestion des projets et le suivi avec les membres de l’équipe.
5. La coordination avec les équipes financières pour le suivi de facturation pour les clients et en interne si nécessaire.
6. La saisie des temps et des notes de frais dans SAP.
7. Être le point de contact des différents services en interne en France et à l’international (le SPEED, la Comptabilité, le Marketing, le Recrutement) et de nos clients et prospects au niveau C-Level principalement.
8. Travailler en proximité avec le service Recrutement afin d’intégrer et potentiellement former les nouveaux collaborateurs.
9. La résolution de problèmes informatiques simples et/ou la sollicitation du service informatique si besoin.

Cette liste est non exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de vos aspirations et de l’organisation de l’entreprise.

- Vous êtes issu(e) d’un niveau Bac+2 minimum.

- Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience en tant qu'Executive Assistant.

- Vous avez une expérience significative au sein d’un cabinet de conseil en stratégie, en soutien à 2 cadres dirigeants ou plus.

- Vous avez déjà travaillé au sein d’une grande entreprise.

- Vous avez déjà travaillé avec les outils : Microsoft Outlook, Excel et PowerPoint.

- Vous parlez couramment français et anglais.

- Vous savez travailler au sein d’une équipe très collaborative et rapide.

- Vous disposez d'excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.

- Vous savez faire preuve d’adaptabilité en fonction de vos interlocuteurs, et au sein d’un environnement en constante évolution.

- Vous êtes organisé(e), vous savez évaluer les priorités et êtes multitâches.

- Vous êtes réactif(ve) et avez de bonnes capacités d’analyse et de résolution de problématiques.

- Vous êtes curieux(se), ouvert(e) et proactif(ve).

- Vous êtes autonome et habile.

Nice to have :

- Vous avez déjà travaillé avec les outils : American Express Global et SAP Concur.

- Vous portez un intérêt pour/vous avez déjà travaillé avec des outils de Gen AI.

Pourquoi nous rejoindre?

- Une structure en croissance, avec une histoire forte et adossée à un groupe du CAC40 qui, par sa puissance, donne l’élan nécessaire à chacun pour se développer.

- Un environnement de travail multiculturel et international.

- Work Your World : un programme permettant de travailler à distance dans toute la France et à l'étranger, jusqu'à 6 semaines consécutives à partir d’un an d’ancienneté.

- Un accès à de nombreuses formations, certifications, e-learning accessibles gratuitement, coachings, communautés de pratiques.

- Une organisation du travail hybride (télétravail/présentiel).

- Un plan de développement de carrière individualisé, suivi par un people manager et un staffing people partner (mobilité géographique, reconversion professionnelle, management, expertise).

- Une grille de salaire basée sur les compétences, et réévaluée régulièrement en fonction du marché.

- Divers avantages sociaux (PEG, PERECOL, 1% Logement, prime vacances, intéressement, congés maternité de 18 semaines, congés exceptionnels, congés enfant malade et proches aidants, maintien de salaire en cas de maladie au bout d’un an d’ancienneté, avantages CSE, 10% de remise sur toute notre boutique PublicisDrugstore, 6,50€ la séance de cinéma au Publicis Cinemas pour vous et vos accompagnants…).

- Des moments de rencontre (séminaire annuel, session d’intégration sur 4 jours, Summer et Winter Parties, Family Sapient Day…).

Intéressé(e)?

Démarrez votre visite virtuelle de nos locaux : https://www.youtube.com/watch?v=pxe0a3-mgrU

Viva La Différence!

Cette philosophie de Publicis Groupe témoigne depuis toujours de notre engagement pour la diversité et de la conviction que nos talents sont notre plus grande richesse et notre meilleur atout. Nous valorisons ainsi toutes les singularités, sans distinction d’âge, de sexe, de couleur de peau, d’origine sociale, de religion, ou d’orientation sexuelle… seules la compétence et l’énergie comptent. Nous encourageons toutes les candidatures qualifiées et seront ravis d’accompagner tout au long du processus de recrutement, de manière personnalisée une candidate ou un candidat en situation de handicap qui en ferait la demande. Publicis France est engagé pour l’égalité des chances et l’équité d’opportunités pour tous et toutes.