Executive Assistant F / H

Fyte Assistanat & ADV est spécialisé dans le sourcing, l'évaluation et le recrutement en CDI et CDD de talents en assistanat, administration des ventes et office management en France. Chacun de nos consultants est ultra-spécialisé par fonctions et par secteurs. Fyte Assistanat & ADV accompagne et conseille ses clients dans leurs projets de recrutements en proposant des outils digitaux et innovants.

Notre client, un cabinet d'avocats, recherche son futur Assistant de Direction Juridique F / H.

Dans le cadre de l'ouverture du bureau à Paris, vos missions seront :

• Gérer proactivement les agendas des avocats, établir les priorités et résoudre les conflits de rendez-vous avec discernement.
• Gérer les boîtes de réception des avocats et la sienne propre, en veillant à ce que les emails liés aux clients ou aux dossiers soient traités et classés dans iManage en temps opportun.
• Gérer le processus de facturation en collaboration avec l'équipe Finance.
• Assurer l'ouverture de nouveaux dossiers clients, effectuer les vérifications de conflits et rédiger / modifier les lettres de mission.
• Organiser des déplacements complexes et préparer des itinéraires détaillés.
• Assurer la gestion et la mise à jour des contacts des avocats dans InterAction.
• Maximiser l'efficacité du classement, en veillant à ce que tous les dossiers clients, qu'ils soient électroniques ou physiques, soient complets et à jour.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Saisir, si nécessaire, les feuilles de temps des avocats dans Intapp Time.
• Modifier et formater des documents, tableaux et présentations, et effectuer une relecture minutieuse pour garantir une qualité optimale.
• Répondre aux appels téléphoniques de manière professionnelle et rapide, prendre et transmettre des messages complets, vérifier régulièrement la messagerie vocale et répondre aux messages si nécessaire.
• Remplir et soumettre les notes de frais en utilisant les codes de facturation appropriés (frais de déplacement et autres dépenses).
• Effectuer diverses tâches administratives : dactylographie, photocopies, reliures, numérisation de documents, classement et soumission de rapports hebdomadaires sur le développement commercial.
• Développer et entretenir des relations professionnelles avec les avocats, les clients et leurs homologues.
• Anticiper les besoins des clients internes et externes, répondre aux attentes et garantir une qualité de service optimale.
• Travailler en équipe, encourager un esprit collaboratif au sein du cabinet et partager ses connaissances avec ses collègues.

Minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire dans un environnement corporate, juridique ou bancaire.

• Maîtrise des outils bureautiques.
• Sens aigu du détail.
• Anglais Bilingue.

Rémunération 55-70k€ selon profil