Executive Administrative Assistant

About Us

At Hitachi Energy, we are committed to fostering a diverse and inclusive workplace.

Description

***English follows***

L'opportunité

Rejoignez Hitachi Energy en tant qu'assistant administratif et jouez un rôle essentiel en soutenant notre directeur des ventes local et notre équipe de direction. Il s'agit d'une opportunité fantastique pour une personne très organisée et proactive qui excelle à gérer des responsabilités multiples et à anticiper les besoins de la direction générale. Vous serez au cœur de nos opérations, coordonnant les voyages internationaux, gérant les calendriers des cadres et planifiant des réunions complexes. Si vous vous épanouissez dans un environnement dynamique et avez le sens de la planification et de l'organisation, ce poste est fait pour vous !

Comment vous aurez un impact

• Gérer les calendriers des cadres, coordonner les réunions et les rendez-vous.

• Suivre les courriels et les classer par ordre de priorité, en y répondant directement le cas échéant.

• Organiser des plans de voyage complets et la logistique de réunions de plusieurs jours.

• Préparer et approuver les notes de frais.

• Gérer les consommables de bureau, notamment en organisant l'émission/la réception des bons de commande et en garantissant un paiement rapide pour M&S.

• Coordonner avec la direction et le personnel externe la collecte et la diffusion des informations.

• Représenter Hitachi Energy lors des activités/événements des employés du site de Montréal.

• Soutenir l'intégration des nouveaux membres de l'équipe en commandant l'équipement nécessaire.

Vos antécédents

• Diplôme d'études secondaires et plus de 10 ans d'expérience pertinente, ou une combinaison spéciale d'éducation et d'expérience.

• Capacité avérée à prendre des mesures proactives et des décisions indépendantes.

• Expérience de la planification d'ateliers/réunions complexes avec des cadres supérieurs.

• Compétences en matière d'administration des calendriers des cadres et de gestion des voyages internationaux et des dépenses.

• Expérience de la gestion d'informations confidentielles.

• Solides compétences en matière de communication et capacité à coordonner des activités impliquant des cadres et des clients internationaux.

• Esprit d'équipe et collaborateur proactif.

En savoir plus sur nous

• Chez Hitachi Energy, nous nous engageons à favoriser un lieu de travail diversifié et inclusif.

• Nous offrons des possibilités d'apprentissage continu et de développement professionnel.

• Salaire compétitif et incitations basées sur les performances.

• Une assurance maladie, dentaire et visuelle complète.

• Plan d'épargne retraite avec abondement de l'entreprise.

• Des congés payés généreux et des vacances.

• Programmes et ressources en matière de bien-être des employés.

Nous nous réjouissons d'accueillir un nouveau membre de l'équipe qui est prêt à avoir un impact significatif et à grandir avec nous !

The Opportunity

Join Hitachi Energy as an Executive Administrative Assistant and take on a pivotal role supporting our Local Sales Manager and senior leadership team. This is a fantastic opportunity for a highly organized, proactive individual who excels at managing multiple responsibilities and anticipating the needs of senior management. You’ll be at the heart of our operations, coordinating international travel, managing executive calendars, and planning complex meetings. If you thrive in a dynamic environment and have a knack for detailed planning and organization, this role is perfect for you!

How You’ll Make an Impact

• Maintain executives’ calendars, coordinating meetings and appointments.

• Track and prioritize emails, responding directly when appropriate.

• Arrange comprehensive travel plans and logistics for multi-day meetings.

• Prepare and approve expense reports.

• Manage office consumables including arranging PO issuance/receptions and ensure prompt payment for M&S.

• Coordinate with management and external personnel to gather and disseminate information.

• Represent Hitachi Energy at Montreal site employee activities/events.

• Support onboarding of new team members by ordering necessary equipment.

Your Background

• High School diploma with over 10 years of relevant experience, or a special combination of education and experience.

• Proven ability to take proactive actions and make independent decisions.

• Experience in planning complex workshops/meetings with senior executives.

• Skilled in administering executive calendars and handling international travel and expenses.

• Experience in managing confidential information.

• Strong communication skills and ability to coordinate activities involving global executives and customers.

• Team player and proactive collaborator.

More About Us

• At Hitachi Energy, we are committed to fostering a diverse and inclusive workplace.

• We offer opportunities for continuous learning and professional development.

• Competitive salary and performance-based incentives.

• Comprehensive health, dental, and vision insurance.

• Retirement savings plan with company match.

• Generous paid time off and holidays.

• Employee wellness programs and resources.

We look forward to welcoming a new team member who is ready to make a significant impact and grow with us!