Officier·ère d'état civil F/H

Catégorie: C

Direction: Démarches Droit et Document

Service: État Civil Élections

MISSIONS

Instruire les demandes présentées au guichet relevant de la compétence du service, en front office et en back office :

• pièces d'identité
• recensement citoyen
• mutation de licence débits de boissons, syndicats professionnels
• inscription sur les listes électorales
• attestations d’accueil
• enregistrement et transcription : naissances, mariages, décès
• mise à jour des actes
• livrets de famille
• délivrance d’actes

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gérer l'accueil physique et téléphonique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée.

Instruire les demandes des usagers au guichet, à raison de 50 % du temps de travail.

Assurer le traitement des dossiers, donc la vérification et la saisie de documents.

Remettre aux usagers les titres, pièces, ou actes demandés en matière d’affaires générales/identité/état-civil.

Recevoir les déclarations et établir les actes d’état civil.

Gérer l’archivage des dossiers.

Établir les dossiers de mariage.

Tenir administrativement les registres d’état civil.

Participer aux dimanches d’élections et aider à la préparation des scrutins.

Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations.

Contribuer à l’intégration des nouveaux agents.

Représenter l’image de la collectivité.

MOYENS

Matériel bureautique.

Progiciels spécifiques, logiciels libre office.

Technologies de l’information et de la communication, presse spécialisée.

Un standard téléphonique.

CONDITIONS D’EXERCICE

Déplacements occasionnels afin de gérer des prestations à domicile ou sur autorisation du procureur (état-civil).

Devoir de réserve et disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie.

Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité.

Positionnement sur un pôle thématique par roulement.

Participation, par roulement, aux permanences du jeudi jusqu’à 19h00 au plus tôt et du samedi de 9h00 à 12h00 au plus tôt.

Assister l'élu lors des cérémonies de mariage en semaine, le samedi matin et après-midi.

Participation à la préparation des élections.

Participation aux jours d’élections le dimanche de 7h00 à minuit au plus tôt.

Positionnement sur la mairie annexe des Blancs Vilains en fonction des besoins du service.

Positionnement au bureau d'état civil de l'hôpital André Grégoire en fonction des besoins de service.

Contact avec la Préfecture (en l’absence du référent de pôle).

Code vestimentaire adapté à la réception du public.

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des actes.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Poste à temps complet.