ASSISTANT·E DE LA PRÉSIDENCE

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Institut National Polytechnique de Toulouse
• Localisation : INP - CABINET DE LA PRESIDENCE

• Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
Management Non renseigné
Télétravail possible Non renseigné

Les missions et activités de l’agent se déroulent au sein du cabinet de la Présidence, sous la responsabilité du chef de cabinet.

Mission 1 : Gestion du secrétariat particulier de la Présidente

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier, information et orientation des appels et des usagers
• Gestion de l’agenda électronique, suivi de la messagerie électronique et des parapheurs électroniques
• Tenue à jour des comptes de services et groupes institutionnels liés à la Gouvernance sur PARTAGE : convocation, gestion des listes, dépôt de documents (ordres du jour, comptes rendus…)
• Rédaction et mise en page des courriers, des attestations et des décisions
• Préparation des dossiers supports des réunions
• Enregistrement, diffusion et suivi de l’information, classement et archivage
• Organisation d’évènements internes (Réunions, séminaires, cérémonies, déjeuners, buffets…)

Mission 2 : Assurer la gestion et continuité administrative du secrétariat de la Présidence

• Remplacement de l’assistante du DGS lors de ses absences et gestion de l’agenda du DGS
• Gestion administrative des distinctions honorifiques (en lien avec le Rectorat, écoles et différents intéressés, Association des Membres de l'Ordre des Palmes Académiques 31)
• Organisation et gestion des frais et missions de la gouvernance, des déplacements individuels et de groupes
• Appui à la Vie Institutionnelle et aux affaires générales : instances, élections…
• Rôle d’interface entre les services de la Présidence et les services centraux

Contraintes et difficultés :

• Saisonnalité de la charge de travail
• Gestion des situations d’urgence, réactivité
• Gestion d’une grande masse d’informations
• Capacité au dialogue et à la médiation

Intérêts du poste :

• Travail en autonomie
• Vision d’ensemble de l’activité du service et de l’établissement
• Relationnel en interne et avec les différents interlocuteurs externes
• Polyvalence des missions

Profil recherché

Les savoirs :

• Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche au niveau national et régional
• Connaissance de l’organisation du fonctionnement et de l’activité de l’établissement, de ses composantes et de ses services centraux.

Les « savoir-faire » :

• Maitrise des outils bureautiques
• Sens de l’accueil
• Sens de l’organisation
• Capacité d’analyse des situations
• Savoir informer et rendre compte

Les « savoir être » :

• Capacité d’initiative et d’autonomie
• Rigueur et capacité de réaction rapide
• Sens du contact (amabilité) et de la diplomatie
• Respect de la confidentialité, respect de l’usager
• Disponibilité

Localisation

Localisation : 6 allée Emile Monso 31029 Toulouse Cedex 4

Éléments de candidature

Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Qui sommes-nous?

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.

Statut : Titulaire ou Contractuel

Catégorie : B (TECH)

Rémunération :

Titulaire: En fonction de votre échelon + IFSE de l’INP

- Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75% compatible avec le Forfait Mobilité Durable (vélo, covoiturage)

- Campus accessibles en transport en commun

- Action sociale (subvention enfance, Allocation parent enfant handicapé, accompagnement possible par une assistante sociale …)

- Complémentaire santé prise en charge à hauteur de 15€

- 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein

- Possibilité d’organiser son temps complet sur 4,5 jours

- Possibilité de télétravailler jusqu’à 2 jours

- Des offres Sport, Loisirs et Culture pour tous les agents

- Accompagnement personnalisé des parcours professionnels (conseil en évolution professionnelle, mobilité, formation, préparation aux concours)

- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

Vacant à partir du 20/01/2025

Assistante / Assistant de direction