RESPONSABLE ADMINISTRATIF DES RÉSIDENCES ET ACCUEIL DE JOUR - H/F

Description

Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recrute un(e) responsable administratif(ve) pour ses résidences pour personnes âgées et ses accueils de jour situés sur les villes Saint-Cloud et Sèvres (92).

MISSIONS :

1. FACTURATION DES SÉJOURS
   • Vérification et Renseignement du logiciel de facturation CPAGE
   • Vérification et Suivi en remplacement du tableau des mouvements
   • Suivi des tableaux financiers (commun avec TP et finances)
   • En remplacement d'un gestionnaire : Gestion des demandes de prélèvements automatiques
   • Facturation mensuelle : Emission des titres de recettes (résidents payants, et départements hors 92 pour l'APA) + des avis de prélèvement + des contributions des ash
   • Facturation mensuelle de l'APA pour le département 92 (sans émission de titre)
   • Dépôt chorus pour la facturation ASH et APA auprès des départements
   • En support des gestionnaires : Suivi des GIR, des dossiers APA et des dossiers ASH
   • En remplacement d'un gestionnaire Saisie des actes de soins des intervenants libéraux
   • Clôture de l'exercice : lien avec le TP et la DAF et validations des données des logiciels CPAGE (logiciel de facturation CH4V) et Hélios (logiciel comptable du TP)
   • Réalisation d'effacement comptable sur demande du TP
   • Envoi mensuel des tableaux / mémoire à l'appui des dépôts dans Chorus
   • Envoi mensuel des tableaux financiers au TP
   • Envoi par mail des dossiers de provisionnements des arrivées des résidents à l'ASH
   • Envoi des nouveaux tarifs et GIR aux départements hors 92 pour l'APA
2. RÉGIES D'AVANCES ET DE RECETTES POUR LES RÉSIDENCES ET ACCUEIL DE JOUR (RÉGISSEUR PRINCIPAL DES 2 SITES)
   • Remise de la carte de régie et suivi des achats (DFT-NET et Excel)
   • Vente de tickets repas et suivi
3. GESTION DE L'ÉQUIPE
   • Plannings de l'équipe administrative, des animateurs, des psychologues, des psychomotriciens, et de l'accueil de jour
   • Management et formation de l'équipe administrative
   • Organisation du travail administratif incluant l'élaboration et la mise en œuvre des procédures
4. COMMUNICATION
   • Envoi des mails institutionnels d'informations aux familles y compris PJ
   • CVS : élaboration du CR et envoi des invitations
   • Réunions des familles : élaboration du CR et envoi des invitations
   • Participations aux réunions de service, aux COPIL
5. DÉMARCHE QUALITÉ
   • Participation aux réunions liées à la démarche qualité et réunions hebdomadaires de coordination par site
   • Elaboration / mise à jour de procédures en lien avec le service administratif
   • Elaboration de compte rendu de réunions, y compris celles avec les familles
6. EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS - ACCUEIL PHYSIQUE, TÉLÉPHONIQUE, COURRIER ET COURRIEL DE LA RÉSIDENCE
   • Information du public sur les conditions d'admission et de fonctionnement de la Résidence
   • Ouverture du portail visiteurs
   • Réponse aux questions et réclamations des résidents et de leur entourage ou orientation si besoin vers l'interlocuteur concerné.
   • Réponse aux appels sur l'ensemble des Résidences
   • Gestion du courrier : tri du courrier et redistribution auprès des professionnels, renvoi si besoin des courriers des résidents aux référents familiaux
   • Visites de l'établissement
7. EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS CONSTITUTION ET SUIVI DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS DES RÉSIDENTS TOUT AU LONG DE LEUR SÉJOUR
   • Réponse aux demandes d'admission et instruction des dossiers
   • Gestion administrative des entrées et des sorties (constitution des dossiers, registre des entrées/sorties, registre des décès, adressage des chèques de dépôt de garantie au Trésor Public)
   • Remplissage des logiciels CPAGE et ORBIS
   • Suivi des admissions, gestion de la file d'attente et du taux d'occupation de la Résidence
   • Suivi de l'occupation des lits : envoi du flyer des Résidences aux partenaires, utilisation de ViaTrajectoire, collaboration régulière avec les assistantes sociales des services hospitaliers du CH4V et autres CH
   • Suivi des mouvements dans Resid'ehpad et Cert'DC
   • Relations avec les partenaires CAF, CPAM, Tuteurs, Départements
   • Gestion administrative des successions
   • Archivage du dossier administratif : gestion et suivi des dossiers archivés (création / durée de conservation / destruction : selon procédures) et maintien en état de la salle d'archives.
8. EN REMPLACEMENT DES ADJOINTS SECRÉTARIAT DE LA RÉSIDENCE
   • Gestion des panneaux d'information et mises à jour
   • Commandes de papeterie pour l'administration du site
   • Gestion du relevé de suggestions
   • Envoi des courriers de projet d'accompagnement personnalisé
   • Diverses tâches administratives

PROFIL SOUHAITÉ

Expérience

• Expérience souhaitée

Source: France Travail (https://www.francetravail.fr/)