Assistante de Direction

À propos de nous

Les Hôpitaux Confluence rassemblent les deux hôpitaux historiques du département du Val-de-Marne: le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil (CHIC) et le Centre Hospitalier Intercommunal de Villeneuve-Saint-Georges Lucie & Raymond Aubrac (CHIV).

Le CHIC est un établissement de 584 lits et places de médecine chirurgie obstétrique. Il est organisé en 5 pôles d’activité dont les domaines d’expertises ont une reconnaissance nationale et internationale. L’établissement bénéficie d’un plateau technique de dernière génération d’imagerie, d’examen et de recherche.

Mission

Le Groupement Hospitalier recrute une assistante de Direction partagée entre la Direction de la communication, des relations publiques et du mécénat et la Direction des parcours patients et des coopérations. Le poste est basé au CHI de Créteil (avec des déplacements possibles au CHI de Villeneuve-Saint-Georges).

Les missions envisagées pour la Direction de la communication, des relations publiques et du mécénat :

1. Prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du directeur sur les deux sites.
2. Accueil physique du service, réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
3. Gestion des fichiers et des bases de données médias, institutionnelles, professionnels de santé libéraux, donateurs, etc.
4. Préparation de dossiers en lien avec l’agenda, mise en forme des documents, rédaction de comptes rendus.
5. Gestion logistique : réservation de salles, déjeuners, déplacements, visites, conférences, événements.
6. Reproduction et diffusion de documents, suivi et archivage des documents.
7. Suivi des plannings de direction, suivi des congés.
8. Gestion et suivi en lien avec l’informatique.
9. Gestion des stocks des supports et documents de communication papier.
10. Contribuer à l’organisation des événements de communication.
11. Rédaction des comptes-rendus de réunion d’équipe.

Missions envisagées pour la Direction des parcours patients et des coopérations :

1. Prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du directeur adjoint.
2. Accueil physique du service, réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.
3. Préparation de dossiers en lien avec l’agenda, prise de notes en réunion.
4. Gestion logistique : réservation de salles, déjeuners, déplacements, visites, conférences, événements.
5. Suivi des plannings Direction, suivi des congés.
6. Proposer, alimenter et mettre en forme les documents de communication de la direction.

Profil

De formation supérieure BTS Assistant(e) de Direction avec idéalement une première expérience sur ce type de missions.

Intérêt particulier pour le secteur de la santé.

Compétences et savoir-être attendus :

• Maîtrise du pack office et des outils bureautiques.
• Capacités organisationnelles.
• Gestion des priorités.
• Sens de la confidentialité.
• Capacité d’adaptation.

Informations complémentaires :

Poste à pourvoir dès que possible, CDI à temps plein. Des déplacements à prévoir sur les deux établissements.

L’établissement dispose également d’un service QVT actif et d'une place de parking dédiée.

Le Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil est accessible par la ligne 8 du métro, le bus TVM, le bus 317, et en RER A et D.

Processus du recrutement :

Un entretien téléphonique, suivi d'un entretien en présentiel avec les Directeurs des services. Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.