Assistant au secrétariat du chef de cabinat (h/f) - Département des Hauts-de-Seine

Assistant au secrétariat du chef de cabinet (h/f) - Département des Hauts-de-Seine

Fonction publique : Fonction publique Territoriale

Nature de l’emploi: Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Catégorie: Catégorie B (profession intermédiaire)

Cotation du poste: 6.1 Assistant de direction

Territoire doté de l'une des plus fortes densités de population de France métropolitaine, les Hauts-de-Seine œuvrent à offrir un cadre de vie de qualité à ses 1,6 million d'habitants. Au sein du Cabinet, vous participez au secrétariat du Chef de Cabinet de façon ponctuelle en lui apportant une aide en termes d'organisation, de gestion et d'accueil. Vous assurez des missions de secrétariat auprès des différents chargés de mission du Cabinet, notamment pour l'assister dans la récupération des éléments nécessaires à l'écriture des discours.

ACTIVITES:

1. Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat en sachant s'adapter aux différents interlocuteurs
2. Traiter et redistribuer le courrier entrant/sortant, via le logiciel Flower
3. Préparer un accusé de réception, proposer un projet de réponse ou intervenir auprès de l'Organisme compétent
4. Relire les parapheurs et en assurer le suivi de circulation
5. Préparer les dossiers quotidiens nécessaires aux rendez-vous et réunions du Directeur de Cabinet
6. Préparer des notes de synthèse sur la base des informations reçues des services
7. Rechercher des informations et mettre à jour régulièrement les mailings (contacts et coordonnées des institutionnels : cabinets des mairies, conseils départementaux, régionaux, ministères, partenaires...)
8. Gérer les réservations des salles de réunions relevant du Cabinet du Président
9. Préparer les cérémonies de remise de médailles du travail et des départs en retraite des agents du Département (maquettage des cartons d'invitation, suivi des réponses) en lien avec le service organisateur

Profil recherché

- Rédacteur titulaire, ou contractuel (Article L332-14 du Code général de la fonction publique) diplômé à minima de niveau BAC.
- Connaissance de l'administration départementale
- Connaissance des procédures administratives
- Bonne maîtrise de l'orthographe, qualités rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Flower, Airsdélib...)
- Sens de l'organisation et du respect des délais
- Discrétion et respect de la confidentialité impérative sur le poste
- Aptitude au travail transversal
- Rigueur professionnelle

Qui sommes-nous?

Chef de file de l'action sociale, le Département agit pour l'intérêt général en accompagnant ses habitants à chaque âge de la vie et en protégeant les publics vulnérables. La collectivité place également la transition écologique au cœur de son action : nos collaborateurs agissent, au quotidien, pour la préservation de l'environnement et l'amélioration du cadre de vie des Alto-Séquanais.