Assistant.e auprès de la direction générale adjointe Ressources F/H

Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, et par dérogation poste ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir dès maintenant

Directement rattaché.e à la direction générale adjointe ressources et au sein d’une équipe de 5 assistant.e.s, l’assistant.e de la DGA apporte une aide permanente à l’activité de la DGA, en lien étroit avec la collaboratrice de la Directrice Générale des Services, les assistant.e.s de la direction générale, des directions opérationnelles et en relation avec le cabinet du Maire et du secrétariat des élu.e.s.

MISSIONS:

• Organisation permanente de l’activité de la DGA
• Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers (rédaction importante de mails)
• Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistant.e.s de direction et secrétaires d’élus)
• Organisation de réunions
• Evaluations des urgences et orientation ou répercussion auprès des bons services et interlocuteurs (suivi des demandes)
• Interface avec le cabinet du Maire, des Elu.e.s et des partenaires extérieurs et institutionnels
• Suivi des projets et activités de la DGA
• Intégrer les priorités de la DGA dans la gestion quotidienne
• Arbitrages du Maire avec anticipation: demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
• Suivi des demandes du Maire et des Elu.e.s, préparation des rendez-vous
• Accueil téléphonique + filtrage + orientation
• Réalisation administrative
• Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence) en lien avec la collaboratrice DGS.
• Rédaction occasionnelle de courriers aux partenaires extérieurs
• Relecture des parapheurs
• Remise en forme de courriers des services (le cas échéant)
• Gestion des courriers importants (réponse aux courriers originaux transmis aux services)
• Classement des dossiers
• Organisation de manifestations, séminaires, évènements
• Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission
• Suivi des prestations

ENVIRONNEMENT DU POSTE:

• Spécificités du poste
• Disponibilité
• Réactivité
• Travail en équipe avec les assistant.e.s et DGA de la direction générale, le cabinet du Maire et les secrétaires d’Elu.e.s
• Relations internes et externes hors direction d’appartenance
• Partenaires institutionnels (Ministères, Préfecture, Région, Société, Entreprises)
• Relations avec tous les secteurs municipaux
• Relation avec les Elu.e.s