Secrétaire administrative et médicale

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission

1. Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues
2. Accueil et orientation des visiteurs
3. Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat
4. Organisation et planification du planning des médecins
5. Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)
6. Planification des rendez-vous des psychologues
7. Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires
8. Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation
9. Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP
10. Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)
11. Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies
12. Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ
13. Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations
14. Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…
15. Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB
16. Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…
17. Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle
18. Gestion des besoins matériels du site de rattachement
19. Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières

Le profil idéal

1. Connaissance de l’Université et de son fonctionnement
2. Connaissance des techniques de gestion administrative
3. Connaissance de l’organisation et des activités du Service Santé au Travail
4. Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative
5. Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l’équipe
6. Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires
7. Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
8. Planifier les activités et les échéances
9. Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
10. Maitriser les techniques de communication
11. Communication : capacité d’écoute et de dialogue
12. Savoir adapter son discours à son interlocuteur
13. Etre réactif et savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires
14. Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation
15. Capacité de synthèse
16. Rigueur
17. Esprit d’équipe
18. Esprit d’initiatives et d’autonomie
19. Discrétion et sens de la confidentialité