Chef(fe) de cabinet du Directeur Général (remplacement 7mois) H / F

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L'USAGER - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Chef(fe) de cabinet du Directeur Général (remplacement 7mois) H / F

Descriptif de l'employeur

L’ARS Île-de-France compte plus d’un millier d’agents, répartis entre le siège à Saint-Denis et ses 8 délégations départementales.

Dans le cadre d’un remplacement pour congés maternité et placé sous l’autorité du Directeur de cabinet et de son adjoint, le chef de cabinet est chargé de :

Activités essentielles

• Animer une équipe composée de cinq assistantes de direction (direction générale et cabinet) et d’un chauffeur;
• Superviser l’organisation des agendas du Directeur général (DG) et de la Directrice générale adjointe (DGA);
• Organiser les déplacements de la Direction générale;
• Contrôler le respect du protocole et gérer la fonction de représentation de la Direction générale;
• Contrôler la gestion et le traitement du courrier de la Direction générale et suivre les réponses auprès des acteurs internes et des partenaires externes;
• Contrôler le traitement des parapheurs et viser les parapheurs;

Proposer et participer à l’organisation des visites officielles des ministres dans les établissements et services sanitaires et médico-sociaux de la région.

Organiser et suivre les instances de gouvernance de l’Agence :

• Programmer les ordres du jour de l’instance COMEX, en lien avec les directions métiers et les délégations départementales;
• Organiser le secrétariat du COMEX (envoi des convocations et des dossiers dans le respect des délais prévus par les procédures, rédaction et diffusion des comptes rendus);

Préparer les conseils d’administration de l’Agence et en assurer le bon déroulement.

Participer à la coordination des relations institutionnelles de l’Agence :

• Répondre aux sollicitations des cabinets ministériels et suivi des réponses internes (courriers signalés, opportunités de déplacement, réponse aux invitations);
• Suivre les relations avec les autres acteurs institutionnels de l’Agence (préfectures de région, établissements, associations, fédérations, syndicats, …);
• Superviser les relations avec les élus, les collectivités locales et les associations d’élus, notamment par le suivi des demandes d’audience auprès du DG;
• Coordonner les réponses écrites apportées aux organes de contrôle et d’évaluation (chambre régionale des comptes, cour des comptes et Parlement) et les auditions;

Accueil de délégations étrangères.

Superviser et contribuer à la préparation des dossiers et des interventions du DG et de la DGA :

• Centraliser les contributions des directions « métiers » et des délégations départementales, en veillant au respect des délais impartis;

Synthétiser / rédiger et / ou superviser les éléments de langage, les discours et les interventions de la DG et de la DGA.

Aux côtés de la direction de cabinet, assurer toute forme de reporting et d’alerte auprès de la DG et de la DGA.

Organiser les événements de cohésion interne et de la vie de l’Agence initiés par la Direction générale, en lien avec les services support.

Finalité de la fonction : Le chef de cabinet a pour objectif de coordonner l'ensemble des tâches réalisées par le cabinet, d'assurer la cohésion du collectif de travail afin de permettre une gestion fluide du quotidien et des dossiers de la direction générale.

Profil recherché

Cadre supérieur

Formation supérieure (Bac +5)

Expérience réussie sur des fonctions similaires et de même ampleur

Expérience de gestion d’équipes

Pratique confirmée des milieux dirigeants de haut niveau (politiques, administratifs, institutionnels)

Nombre de personnes encadrées :

Nature du poste recherché

Durée du contrat

Statut du poste

Vacance à venir

Temps de travail

Date du début du contrat

Rémunération :

Selon cadre de gestion de la fonction publique état.