Gestionnaire administrative/Gestionnaire administratif (H/F)

Entreprise

L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.

Avec un effectif moyen de 450 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (1800 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support.

Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Poste

La Direction de la Recherche élabore et pilote la mise en œuvre de la politique de recherche et de formation doctorale de l’École. Elle comporte une structure centrale (DR-centre) et 12 laboratoires, le plus souvent communs avec d’autres établissements, comptant environ 380 chercheurs permanents et 470 doctorants. Elle participe aux actions du réseau scientifique et technique du Ministère de la Transition écologique et solidaire et du Ministère de la cohésion des territoires et en étroite collaboration avec la communauté d’universités et d’établissements Université Paris-Est et le pôle de recherche et d’enseignement supérieur ParisTech, dont elle est membre fondateur.

Le Laboratoire Navier (160 personnes) est une Unité Mixte de Recherche commune à l’Ecole des Ponts ParisTech, au CNRS (UMR 8205) et à l’Université Gustave Eiffel, située sur le site de la Cité Descartes (Marne la Vallée). Les recherches menées concernent la mécanique et la physique des matériaux et des structures, et leurs applications à la géotechnique, au génie civil, à la géophysique et à l’exploitation pétrolière. Les enjeux sociétaux concernent la construction durable, les risques naturels, l’environnement et l’énergie.

Missions du titulaire du poste

Vous viendrez remplacer l’actuelle gestionnaire de l’équipe MSA (départ à la retraite). Vous travaillerez sur le site de l’École nationale des ponts et chaussées pour assurer la gestion administrative et financière de l’équipe. Vos principales missions sont de réaliser des actes administratifs pour la gestion du personnel, pour l’organisation et le suivi des missions et des dépenses, de la gestion comptable, pour organiser des réunions et des évènements scientifiques, pour assurer le soutien logistique, et l’accueil des nouveaux arrivants. De manière très concrète il s’agit de :

• Assurer les actes de gestion administrative et financière de l’équipe MSA du laboratoire Navier.
• Gérer les personnels (montage des dossiers de recrutement, organisation de l’accueil des nouveaux arrivants, listes actualisées des personnels).
• Alimenter et mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord internes au laboratoire ou propres à l’établissement de tutelle.
• Savoir rendre compte du budget.
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité.
• Consigner les procédures applicables et participer à leur déploiement.
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’équipe, organisation matérielle des réunions et des manifestations scientifiques de l’équipe.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services internes ou externes.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Travailler en équipe avec les chercheurs, la direction, les autres assistantes gestionnaires du laboratoire, et les autres services de l’ENPC, de l’Univ Eiffel et du CNRS.
• Assurer en cas d’absence maladie et congés l’intérim des autres gestionnaires de l’équipe administrative du laboratoire.

Profil

Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein.

Formation de niveau BAC minimum ou équivalent.

• Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
• Sens du contact et de l’accueil.
• Goût du travail en équipe indispensable.
• Bonnes pratiques des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie…).
• Bonnes compétences rédactionnelles.
• Une connaissance de Notilus et ELAP serait un plus.
• Pratique de l’Anglais.

Ce poste est accessible aux personnes handicapées.