Assistant(e) de direction (F/H) 2025-1795013

L'Oppic, l'Opérateur du patrimoine et des projets immobiliers de la Culture, établissement public administratif de 125 agents, sous la tutelle du ministère de la Culture, assure la maîtrise d'ouvrage de grands équipements culturels et d’opérations de réhabilitation ou de restauration du patrimoine protégé.

En 2024, il a assuré plus d’une centaine d’opérations, réparties en une soixantaine de sites sur toute la France, dont près de 60% sont protégés au titre des monuments historiques.

L’Oppic pilote l’opération de relocalisation de son siège avenue du Maine – Paris 15ème début 2026.

Environnement du poste

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale de l’Oppic, vous travaillez au sein du secrétariat de direction de l’Oppic en binôme avec l’assistante du président. Dans ce cadre, vous êtes chargé(e) de :

1. gérer et organiser le planning de la directrice générale,
2. participer à la communication interne et externe de l’établissement,
3. suivre les dossiers qui vous sont confiés.

Vous assistez également le secrétaire général pour l’organisation des événements et instances institutionnels, notamment le conseil d’administration.

Activités principales

Vous serez chargé(e) de :

1. l’assistanat de direction :
1. assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires,
2. transmettre les informations de premier niveau et prendre les messages,
3. tenir l’agenda,
4. organiser les réunions et les rendez-vous,
5. mettre en place le classement et planifier l’archivage des dossiers,
6. rédiger des courriers, des notes, des comptes-rendus,
7. assurer la gestion des parapheurs et veiller à la cohérence et à la qualité des documents administratifs,
8. prendre en charge les aspects transversaux : suivi RH, déplacements, ordres de missions, fournitures,
9. la constitution et la gestion administrative des dossiers qui vous sont délégués, notamment le suivi des conventions de mandat et conventions-cadres et avenants aux conventions pour les opérations pilotées par l’Oppic,
10. la circulation et la transmission d’informations internes au sein de l’établissement, contribuant à diffuser toutes informations utiles sur l’intranet de l’établissement.

Vous assurez une continuité de service avec votre binôme que vous remplacez, en cas d’absence, sur l’ensemble de ses tâches.

Relations professionnelles

En interne : l’équipe de direction (président, DG, SG) et l’ensemble des services de l’établissement.

En externe : l’ensemble des interlocuteurs du ministère de la Culture, des partenaires institutionnels de l’établissement et des partenaires des équipes projets.

Profil recherché :

Titulaire d’un baccalauréat ou d’un BAC+2 dans le domaine de la gestion ou de l’assistanat, vous justifiez d’une expérience confirmée dans des fonctions similaires.

Votre discrétion et votre respect de la confidentialité vous permettent d’instaurer une relation de confiance avec la direction.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et votre réactivité notamment dans la gestion de situations variées et complexes.

Votre aisance relationnelle, votre diplomatie et votre sens du travail en équipe seront également de véritables atouts pour ce poste.

Vous disposez de très bonnes capacités rédactionnelles.

Vous démontrez une maîtrise solide des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, outils collaboratifs).

Conditions particulières d’exercice

Le poste est à pourvoir au 1er juin 2025 et est ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ou aux contractuels dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée.

Les missions peuvent être exercées en télétravail un jour par semaine.

La rémunération est effective selon l’expérience et le parcours professionnel au regard des conditions prévues par le cadre de gestion de l’établissement ou le statut général de la fonction publique.