Gestionnaire de scolarité (H/F)

À propos de nous

Créée en 1825, l’École Nationale Vétérinaire de Toulouse (ENVT), la plus ancienne des grandes écoles toulousaines, s’est forgée de longue date une renommée nationale et internationale. C’est l’une des quatre Ecoles nationales vétérinaires françaises (ENVF) et l’un de 12 établissements publics d’enseignement supérieur agronomique, vétérinaire et forestier, sous la tutelle du Ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté Alimentaire.

Ses activités de recherche, conduites en partenariat avec INRAE, l’INSERM, des équipes de l’Université de Toulouse, témoignent de la qualité de son travail scientifique.

Ancrée dans les terroirs d’Occitanie (ruraux et urbains) par ses activités cliniques, l’ENVT a su également s’ouvrir à l’international. L’école est, en effet, impliquée dans 36 accords bilatéraux, offrant ainsi de nombreuses possibilités de mobilité à ses étudiants, enseignants et chercheurs.

L’ENVT forme ainsi depuis des décennies des vétérinaires – biologistes de haut niveau, médecins et chirurgiens – tournés vers le monde animal (de compagnie, de sport ou de production). Autant de praticiens qui en contribuant au bien-être animal ou à la qualité des animaux d’élevage, participent à garantir la santé publique.

Intégrer l’ENVT c’est aussi intégrer un campus exceptionnel de 54 hectares, situé à quelques kilomètres seulement du centre-ville de Toulouse. Bordé au nord par la coulée verte qui serpente le long du « Touch », il abrite un centre équestre et offre à ses étudiants de belles escapades à pied ou à cheval entre espaces boisés et rive de la Garonne.

Une école où il fait bon vivre, travailler et étudier.

Mission

Objectifs du poste : Au sein de la Direction des formations, le gestionnaire de scolarité assure l’ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés. Il est l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants et les autres acteurs (internes/externes) de la formation.

L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des études et de la vie étudiante (DEVE).

Liaisons fonctionnelles internes : Directeur des formations, adjoint au DEVE, autres gestionnaires de la DEVE, enseignants-chercheurs, service des relations internationales et autres services supports

Liaisons fonctionnelles externes : Partenaires institutionnels et professionnels, maîtres de stage, développeurs et pilotes des bases numériques pour la gestion des stages, gestionnaires des stages des autres ENV

Missions

L’agent :

• assure la gestion de l’étudiant dans toutes les étapes de sa scolarité, de l’admission jusqu’aux opérations de diplomation et suivi post-diplôme (internats cliniques) ;

• accueille, informe, oriente et accompagne les usagers ;

• contribue au pilotage de l’activité.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité

• Participer à l’organisation et à la gestion des campagnes d’admissions, de préinscriptions et d’inscriptions des étudiants

• Participer à la gestion des moyens (humains et matériels) pour l’enseignement

Gestion des stages

• Assurer la gestion des stages obligatoires et facultatifs (France et étranger)

  • Mise à disposition des informations sur les stages

  • Suivi des demandes de stages

  • Suivi des conventions en lien avec les parties concernées

  • Suivi des stages effectués (différentes évaluations, bilans)

  • Organiser les soutenances pour les stages obligatoires en année A2 et A3

  • Collecte des notes des évaluations de stage et organisation des rattrapages

  • Collecte des validations des enseignements optionnels en année d’approfondissement

• Assurer la gestion spécifique des stages tutorés en milieu rural portés par l’ENVT pour les autres ENV françaises

  • Centralisation de données EXCEL / Base SPHINX / Accréditation des structures d’accueil

  • Appui au directeur des formations pour préparation des rapports d’exécution (bilan des stages tutorés)

Gestion des bourses pour les stages à l’international

• Gestion de la bourse mobilité DGER / Gestion de la bourse AMOPA

  • Communiquer aux étudiants les droits aux bourses

  • Accompagner le responsable dans la présentation des bourses

  • Assurer l’interface avec les étudiants pour enregistrer les dossiers et s’assurer de leur complétude

  • Communiquer avec les mandataires afin de transmettre les dossiers et recevoir les décisions d’attribution

Missions transversales

Accueil et secrétariat

• Accueil physique, téléphonique et électronique et suivi des demandes

• Elaboration de documents administratifs en lien avec l’activité du service

• Suivi des dossiers du service en lien avec les autres membres de l’équipe

• Elaboration et suivi du dossier administratif des accidents du travail pour les étudiants

• Informations internes et externes à destination des usagers et partenaires

• Diffusion des informations liées à l’activité via différents canaux (supports physiques et électroniques)

• Classement et archivage de documents

• Gestionnaire budgétaire en appui (utilisation de l’outil PEP Prémium)

Conditions particulières d’exercice : Activité dense avec des pics de charge impliquant une nécessité de présence aux périodes suivantes : décembre, mai à juillet

Profil

Compétences liées au poste :

Savoirs :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur

• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention

• Cadre réglementaire de l’éducation et de l’enseignement supérieur

• Environnement institutionnel de l’ENVT

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques de communication

Savoir-faire

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte de manière synthétique

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Travailler en équipe (open-space)

• Utiliser les logiciels de bureautique classique et les outils spécifiques à l'activité (Plateforme de gestion des stages STAGEVET)

• Disposer d’une culture internet et une appétence pour les nouvelles technologies

• Participer à la mise en œuvre d’une démarche qualité

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation

• Rigueur / Fiabilité

• Sens relationnel

• Capacité à prendre des initiatives et gérer les imprévus

• Devoir de réserve et de confidentialité