Assistant du directeur general des services CPSG (h/f) - Villiers-sur-Marne

Assistant du directeur general des services CPSG (h/f) - Villiers-sur-Marne

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• Fonction publique : Fonction publique Territoriale
• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Non renseigné

Assister le Directeur Général des Services, assurer la coordination de l'ensemble des services de la Direction Générale, et assurer l'interface avec l'ensemble des Directions.

Responsabilités

Gestion du secrétariat :
? Réception, traitement, enregistrement et dispatching du courrier vers l'ensemble des Directions.
? Réception, traitement, enregistrement et classement de l'ensemble des documents arrivant et émanant de la DGS.
? Gestion et priorisation des appels téléphoniques.
? Gestion de l'agenda du DGS.
? Rédaction des comptes rendus, rapports, courriers, notes, ...
? Planification et organisation de réunions.
? Gestion et suivi des congés de la direction.

Coordination administrative :
? Vérification de fond et de forme de l'ensemble des actes visés par le DGS.
? Télétransmission et transmission des actes.
? Publication des actes sur logiciel dédié dematdoc.
? Rédaction des délibérations et arrêtés inhérents à la DGS.

Conception et suivi de dossiers spécifiques :
? Recensement des informations nécessaires à l'élaboration des dossiers ainsi que leur rédaction et envoi aux organismes concernés ou sollicités.

Suivi du Conseil Municipal :
? Rédaction des délibérations, réalisation des dossiers, préparation et gestion du Conseil Municipal sur AIRS Délib, suivi post-conseil (télétransmission, publication).
? Suivi et tenue des registres.

Gestion administrative du budget :
? Élaboration, uniformisation des outils utiles à la préparation budgétaire destinés aux services de la direction.
? Validation des bons de commande.
? Extraction de données du logiciel Ciril Finances.
? Organisation des réunions budgétaires.
? Rédaction et suivi des arrêtés régisseurs.

Le poste est placé directement sous la responsabilité du Directeur Général des Services.

Profil recherché

? Cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux, attaché.
Compétences et capacités requises :
? Polyvalence, réactivité face à toutes situations.
? Discrétion, confidentialité, disponibilité et loyauté.
? Rigueur et organisation.
? Sens du travail en équipe.
? Capacité d'écoute et d'analyse objective envers l'ensemble des agents.
? Secrétariat de Direction affirmé depuis 5 ans.
? Maîtrise des outils bureautiques.

Contraintes particulières :
? Aptitude à travailler dans l'urgence en assurant en parallèle les tâches courantes du poste.
? Avoir une large connaissance concernant les compétences et réglementations inhérentes aux différents domaines de l'ensemble des services (loi, décret, circulaires, directives, réglementations en vigueur, ...).
? Disponibilité pour raison de service.
? Savoir faire preuve de calme et de sang-froid en gardant toujours une attitude égale en toute circonstance.

Rémunération et qualité de vie au travail

? Statutaire + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + prime annuelle.
? COS + participation mutuelle et prévoyance + piscine municipale gratuite pour les agents.
? Contribution à des nombreux groupes de travail transverses sur la base du volontariat.
? Restauration possible (tarif appliqué en fonction des revenus - repas préparés par notre cuisine centrale).
? 25 Congés annuels + 14 RTT (37h30 hebdomadaire).
? Poste ouvert aux personnes en situation de handicap (aménagements de poste possible).
? Politique de formation active, (individuelle et collective) évolution professionnelle.

Qui sommes-nous?

Commune de Villiers-sur-Marne