PREF38- Assistant(e) au sein du secrétariat mutualisé

PREF38- Assistant(e) au sein du secrétariat mutualisé

Veuillez partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn.

• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Préfecture de l'Isère
• Localisation : Site interministériel de Vallier Boulevard Vallier 38000 Grenoble
• Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
• Expérience souhaitée : Non renseigné

Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) : Non renseigné
GROUPE RIFSEEP 1

Vos activités principales

Au sein de l’équipe du secrétariat mutualisé du Secrétariat général et de la Mission de coordination interministérielle, et sous l’autorité fonctionnelle de l’assistante coordinatrice, vous exercerez les missions suivantes :

1. Assister la directrice et les 7 chargés de mission pour le suivi du courrier, la préparation et l’impression des dossiers du corps préfectoral;
2. Organisation et préparation des réunions et des déplacements;
3. Enregistrement du courrier arrivée/départ, diffusion et classement;
4. Assurer l’accueil physique (notamment des réunions) et téléphonique;
5. Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
6. Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions du service;
7. Mise en forme et valorisation des supports écrits ou de présentation;
8. Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service;
9. Gérer les frais de déplacements des délégués du Préfet et des agents de la MCI.

Votre environnement professionnel

Activités du service
Conduire l’animation interministérielle des politiques publiques permettant de garantir la cohérence de l’action administrative de l’État dans le département.
Préparer les arbitrages de M. le Préfet.
Assurer un suivi et une coordination des interventions sur les dossiers sensibles.

Composition et effectifs du service
Une directrice, 7 chargés de mission, un.e assistant.e.

Liaisons hiérarchiques
Directrice de la mission de coordination interministérielle.

Liaisons fonctionnelles
Sous-préfets, directeurs des Directions départementales Interministérielles et adjoints, directeurs de Préfecture, chefs des services de l'Etat, SGAR, autres services économiques du département.

Profil recherché

Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel: administratif, institutionnel, politique / niveau maîtrise - requis.
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Techniques de secrétariat.

Savoir-faire :
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis.
Savoir prioriser.
Avoir l'esprit de synthèse / niveau expert - requis.
Savoir travailler en équipe / niveau expert - requis.

Savoir-être :
Réactivité, Sens de l'organisation, Faire preuve de discrétion, Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis.

Autres : Précision, rigueur, organisation.

Éléments de candidature

Personnes à contacter