Chargé(e) d’événementiel (H/F)

Référence - Localisation Ile-de-France Statut - Fonction C Chargé de développement des ressources

Contexte du recrutement et définition de poste

Intitulé du poste : Chargé(e) d’événementiel H/F

Type de contrat : Contrat à durée déterminée de 9 mois (accroissement temporaire d’activité)

Catégorie d’emploi : Catégorie 3 (catégorie A de la fonction publique)

Métier de référence : Chargé de développement des ressources

Rattachement hiérarchique : Poste placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur adjoint du mécénat

Vacance du poste : A pourvoir le 1er avril 2025

Etablissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit publics, le musée du quai Branly-Jacques Chirac est placé sous la double tutelle des ministères de la culture et de la communication, et de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Le service du mécénat et de la privatisation des espaces a pour mission de développer les ressources propres du musée à travers deux pôles : le mécénat et la privatisation des espaces. Rattaché à la Présidence de l’établissement, le service est composé d’une directrice et de son adjoint, de deux chargé.e.s de mécénat, d’un.e chargé.e de la privatisation des espaces et d’une assistante.

Le pôle privatisation des espaces assure la gestion commerciale et logistique de certains espaces du Musée dans le cadre de leur location par des entreprises, fondations, associations ou encore administrations qui choisissent le Musée pour organiser leurs événements internes ou externes.

Description du poste :

Au sein du service, le titulaire du poste aura pour mission principale de participer à la gestion commerciale et logistique de la privatisation des espaces du musée. Dans ce cadre, il assurera notamment les tâches suivantes:

1. La gestion commerciale des espaces:

1. Répondre aux demandes entrantes de privatisations d’espaces, en formulant les propositions les plus adaptées aux entreprises et agences événementielles.
2. Accueillir les clients et réaliser les repérages au sein du musée.
3. Rédiger les contrats de privatisation d’espaces en lien avec le service juridique du musée.
4. Participer au suivi du budget et de la facturation.
5. Être présent le jour de l’événement pour coordonner les interlocuteurs internes et externes et veiller à son bon déroulement.

2. La gestion logistique des espaces:

1. Coordonner l’organisation de l’événement en lien avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes (prestataires, concessionnaire, régie technique, sécurité).
2. Réserver les espaces sur une base de données et assurer le suivi du planning.
3. Participer à la réflexion sur l’optimisation des process et des outils.

Relations professionnelles:

- interne: autres directions / services transversaux impliqués dans la gestion des espaces;

- externe: interlocuteurs privés (entreprises, institutions publiques, associations); exploitants et prestataires de l’établissement.

Profil recherché

1. Bac+5 dans le domaine commercial, de l’événementiel ou de la gestion de projet, avec une première expérience professionnelle dans un poste similaire.
2. Excellente présentation et fortes capacités relationnelles avec des interlocuteurs variés.
3. Capacité à mettre en œuvre et superviser l’organisation d’événements, connaître le vocabulaire, les pratiques, les interlocuteurs de l’événementiel.
4. Rigueur, sens aigu de l’organisation et du travail d’équipe.
5. Capacité d’écoute, d’adaptation, d’anticipation et de négociation.
6. Bonne aptitude rédactionnelle en français et en anglais.
7. Bonne maîtrise des outils bureautiques.
8. Connaissances du milieu culturel et de la privatisation d’espaces.

Conditions de travail : Travail en soirée dans le cadre du suivi des événements organisés par les entreprises ou par le service du mécénat. Organisation des présences télétravail et congés en concertation avec l’ensemble de l’équipe lors des congés, afin d’assurer une permanence du service et un suivi des dossiers. Télétravail possible 1 jour par semaine.

Résidence administrative: Etablissement public du musée du quai Branly, 222, rue de l’Université 75343 paris cedex 07.

Le musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.