Office Manager H/F

Le Groupe Cleanbox, composé de plusieurs entreprises dans le secteur du nettoyage industriel, des espaces verts ou encore du nettoyage industriels de parkings, bénéficie d’une expertise de 10 ans dans ce domaine. Totalisant une centaine de salariés et accompagnant plus de 300 clients, le groupe Clean Box évolue dans un contexte dynamique et en pleine croissance.

Dans ce contexte, nous sommes à la recherche d’un / une Office Manager (H/F).

Rattaché(e) au dirigeant, et pilotant une collaboratrice, vous serez amené(e) à :

1. Administratif et finances :
   1. Assurer l’accueil physique, téléphonique au sein de l’entreprise
   2. Gérer l’ensemble du process facturation et recouvrement : édition des factures, relances clients et suivi, paiement fournisseurs…
   3. Epauler notre comptable dans le cadre de la consolidation de nos données financières : transmission d’éléments comptables…
2. Ressources Humaines et Legal :
   1. Préparer l’onboarding de nos futurs collaborateurs
   2. Être responsable de la gestion du personnel : gestion des éléments de paie, élaboration et actualisation des contrats de travail, de la mutuelle, médecine du travail, gestion des PE/fin de contrats …
3. Moyens généraux :
   1. Piloter la relation avec notre partenaire IT : demande d’évolutions de l’outil…
   2. Suivre le budget et la commande de nos fournitures et consommables
   3. Piloter certains chantiers transverses de l’entreprise : élaboration de tableaux de bord, planification et gestion des évènements/réunions… projet communication et MKG (site Internet)
4. Moyen opérationnel :
   1. Supervision du travail de l'équipe
   2. Suivi des interventions (gestion des OS, remplacements, programmation des moquettes/parkings, communication interne, diffusion des données)
   3. Gestion des réclamations (traitement des plaintes clients, suivi des actions correctives)
   4. Mise en place de réunions hebdomadaires d'équipe (coordination des activités, résolution des problèmes, remontée d'information)
   5. Gestion des accès (anticipation, demande auprès des syndics)
   6. Relation clientèle (réception d'appels et courriels clients)
   7. Mise en place d'actions pour optimiser la gestion opérationnelle : application, proposition de sectorisation des zones par secteur/manager/équipe…
   8. Gestion du stock : proposition de gérer le stock de manière digitale + élaboration d'un catalogue produits
   9. Elaborations de diverses trames (bon de commande, remplacement ampoule, affichages)

Ce qui vous caractérise :

1. Avant tout : envie d’apprendre et partageant nos valeurs : respect, bienveillance, transparence et authenticité

Hard skills :

1. Première expérience réussie dans un poste similaire (d’au moins 2/3 ans)
2. Connaissances RH, administratives et comptables appréciées
3. Outils : Maitrise du pack office (Excel, Word…), la connaissance de Paiepilote est un plus

Soft skills :

1. Organisé(e), rigoureuse et sens des priorités
2. Sens du service client
3. Sens de l’écoute
4. Etre force de proposition, pro-activité
5. Bonne communication orale et écrite

Les atouts du poste :

1. Un cadre de travail stimulant et bienveillant, en relation directe avec un associé
2. La possibilité d’avoir un rôle central, complet et stratégique au sein de CLEANBOX
3. Participer au développement d’une entreprise en pleine croissance
4. Un degré d’autonomie important où votre créativité sera appréciée
5. Participer à de nombreux projets en cours et à venir
6. Piloter une équipe à taille humaine

Type d'emploi : CDI

Avantages:

• Prise en charge du transport quotidien
• RTT
• Travail à domicile occasionnel

Horaires:

• Du lundi au vendredi
• Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel