Alternance - Chargé d'instance F/H

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Description du poste

Métier

ASSISTANCE TECHNIQUE ET ADMINISTRATIVE - ASSISTANT/E DE DOMAINE

Intitulé du poste

Alternance - Chargé d'instance F/H

Durée du contrat

24 mois

Finalité du poste

Pourquoi nous avons besoin de Toi ?

Au sein de la Direction des Instances Politiques de MALAKOFF HUMANIS, tu intégreras le pole " Paritaire, Sociétés et Associations " composée de 14 personnes, en charge, du respect de la réglementation en vigueur, de la gestion des instances (conseils d’administration, assemblées générales, commissions) des organismes du Groupe.

Quelles seront Tes missions ?

Dans le cadre de ton alternance, tu auras pour principales missions :

1. La gestion d’instance des entités du portefeuille :
   - Préparer les ordres du jour, les convocations, et projet de décisions des conseils d’administration, d’assemblées générales et commissions et collecter l'ensemble des informations utiles à la compréhension de projets présentés en Instance
   - Participer aux réunions de conseils d’administration, assemblées générales et commissions définies au calendrier
   - Prendre en charge la rédaction des procès-verbaux et comptes-rendus de réunions et leur envoi aux concernés
   - Suivre les échéances des mandats des administrateurs, membres de commissions et Direction générale
   - Participer à l’accomplissement des formalités légales
   - Collaborer à la rédaction de documents adressés aux membres des conseils d’administration, assemblées générales et commissions (supports de présentation, notes de synthèse, rapports d'assemblées générales…), en relation avec les directions opérationnelles, les fonctions clés du Groupe et les intervenants externes
   - Mettre à jour les tableaux de bord et prendre en charge la saisie dans les outils informatiques (portail extranet des administrateurs (Portail Instances), outil de gestion des mandats des administrateurs (Dilitrust))
2. Participer à la bonne organisation de l'activité de l'équipe
3. Rechercher et compiler les informations demandées par le manager ou les membres du service dans le respect des normes et pratiques en vigueur

Temporairement, sur le site de Malakoff, situé au 139-141 rue Paul Vaillant Couturier à Malakoff (92). Puis, sur le site de Paris 9ème, situé au 21 Rue Laffite.

Profil recherché

Ce poste est fait pour Toi si :

Tu prépares un Bac+5 à la rentrée prochaine en droit et tu souhaites t’engager pour 2 ans.

Tu as une appétence et tu as éventuellement déjà acquis des connaissances pour le juridique.

Une première expérience (stage / alternance) au sein d'un cabinet d'avocat serait un plus.

Tu sais faire preuve de rigueur et d’organisation dans les missions qui te sont confiées ce qui te permet de gérer les situations imprévues.

Ta capacité d'adaptation, ton aisance orale et tes capacités rédactionnelles seront indispensables pour ce poste.

Enfin, tu maitrises le pack office.

Ton accompagnement en intégrant MALAKOFF HUMANIS :

Tu suivras un plan d’accompagnement adapté lors de ta prise de poste.

Tout au long de ton parcours professionnel, tu pourras bénéficier de différents dispositifs de formation et évoluer au sein du Groupe grâce à nos opportunités en mobilité interne.

Structure hiérarchique

Malakoff Humanis est un groupe de protection sociale paritaire, mutualiste et à but non lucratif.
L'ensemble de nos bénéfices est donc réinvesti au profit de nos clients, en services, en accompagnement social ou pour soutenir des causes d'intérêt général que nous défendons.
L'innovation est depuis toujours au cœur de notre action.

Fier d'avoir obtenu le Label Alliance, notre Groupe porte une attention particulière à la diversité et s'engage à soutenir les personnes en situation de handicap. Chez Malakoff Humanis, nous sommes convaincus que notre force est la somme de toutes nos différences.